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Bibliothèque de documents
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Mis à jour il y a plus de 3 mois

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NOTE : Les dossiers ne peuvent pas être rendus visibles à des bénévoles particuliers.

  1. Allez à : Configuration >> Bibliothèque de documents

  2. Cliquez sur le bouton [Nouveau document] ou cliquez sur le bouton [+] à gauche de l’en-tête de la liste des documents

  3. Indiquez le titre du document (obligatoire, 200 caractères maximum)

  4. Vérifiez qui peut voir le document (“Visible à”) :

    1. Administrateurs – uniquement les administrateurs

    2. Autres – comprend les bénévoles, les clients et/ou les membres (selon les modules de votre abonnement)

    3. Autres (acceptés/actifs seulement) – comprend uniquement les bénévoles, les clients et/ou les membres (selon les modules de votre abonnement) ayant un statut “Accepté” ou “Actif”

  5. Vérifiez si le document sera ou ne sera pas mis en évidence (affiché) pour les bénévoles sur MyVolunteerPage.com sans qu’ils aient à cliquer sur le bouton [Fichiers].

  6. Sélectionnez le(s) module(s) auquel(s) le document doit être associé. Il peut s’agir d’un administrateur, d’un bénévole, d’un client ou d’un membre, selon les modules que vous avez dans votre abonnement.

  7. Cliquez sur le bouton [Choisir un fichier].

  8. Facultatif : Ajoutez une description du document (visible uniquement par les administrateurs)

  9. Cliquez sur le bouton [Sauvegarder].

Pour une liste des types de fichiers valides, veuillez vous référer à cet article.

Édition PLUS : Pour ceux qui utilisent l’édition “PLUS”, les fichiers peuvent être organisés en dossiers.

IMPORTANT : Lorsque vous êtes dans un champ de texte enrichi, vous ne devez pas créer de lien vers un fichier dans la bibliothèque de documents car cela pourrait exposer le fichier à des personnes autres que votre public cible de bénévoles.

Types de fichiers valides

Types de fichiers valides pour la bibliothèque de documents, le gestionnaire de fichiers, les champs personnalisés et les messages électroniques

Les types de fichiers suivants sont valables pour le téléchargement vers votre bibliothèque de documents, votre gestionnaire de fichiers ou un champ personnalisé (type de données “Fichier”), ou en tant que pièces jointes dans les messages électroniques. La taille maximale d’un fichier individuel est de 4Mo.

Concernant les courriels, il existe une restriction supplémentaire selon laquelle la taille maximale du message et des pièces jointes est de 4 Mo.

  • Documents

    • Microsoft Word (.doc, .docx, .xml, .dotx)

    • Microsoft Works (.wps)

    • WordPerfect (.wpd, .wp, .wp4, .wp5, .wp6, .wp7)

    • Quark XPress (.qxd)

    • Format de document portable Adobe (.pdf)

    • Postscriptum (.ps)

    • Microsoft Publisher (.pub)

    • Texte (.txt)

    • Texte riche (.rtf)

    • Document ouvert (.odt)

  • Tableurs

    • Microsoft Excel (.xls, .xlsx)

    • Microsoft Works (.wks, .xlr)

    • Générique: Valeurs séparées par des virgules (.csv)

  • Présentations

    • Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps, .ppsx)

  • Images

    • Microsoft Visio (.vsd)

    • Générique (.bmp, .jpg, .jpeg, .pjpeg, .gif, .png)

  • Fichiers audio (.wav, .mp3)

  • Pages web (.html)

Afficher / Imprimer / Effacer

Afficher / Imprimer

  1. Allez à : Configuration >> Bibliothèque de documents

  2. Survolez l’icône Options [ ] à côté du document

  3. Cliquez sur “Afficher”.

  4. Cliquez sur le bouton “Imprimer” en haut à droite de la page

NOTE : L’option “Imprimer” permet d’imprimer les attributs du document, et non le document lui-même.

Édition PLUS : Pour ceux qui utilisent l’édition “PLUS”, on peut organiser les documents en dossiers.

Supprimer

NOTE :

Vous devrez peut-être modifier les filtres en haut de l’écran afin de voir certains de vos documents dans la liste. Une fois que vous avez supprimé un document de la bibliothèque, vous ne pourrez pas annuler sa suppression (mais vous pouvez à nouveau télécharger le document).

  1. Allez à : Configuration >> Bibliothèque de documents

  2. Survolez l’icône Options [ ] à côté du document

  3. Cliquez sur “Effacer”.

  4. Confirmez en cliquant sur le bouton [Effacer].

IMPORTANT :

Si le document que vous tentez de supprimer est utilisé dans l’un de vos modèles de courrier électronique, un dialogue de confirmation vous informera du nombre de modèles qui l’utilisent. Vous devrez confirmer ce nombre avant de pouvoir supprimer le document.

Modifier

  1. Aller à : Configuration >> Bibliothèque de documents

  2. Survolez l’icône Options [ ] à côté du document

  3. Cliquez sur “Modifier”

  4. Effectuez les modifications souhaitées (titre, visibilité, mise en évidence, module, fichier, description)

  5. Cliquez sur le bouton [Sauvegarder]

NOTE : Vous devrez peut-être modifier les filtres en haut de l’écran afin d’apercevoir certains documents dans la liste.

Édition PLUS : Pour ceux qui utilisent l’édition “PLUS”, les fichiers peuvent être organisés en dossiers.

Ma Bibliothèque de documents

Objectif : La page “Ma bibliothèque de documents” permet aux administrateurs qui n’ont pas accès à la bibliothèque de documents sous le menu de configuration d’avoir un accès en lecture seule aux fichiers qui devraient leurs être visibles. Ensemble, dans une seule interface, ils verront les documents de l’organisation et de l’entreprise (le cas échéant) qui sont associés au module administrateur et tous les documents qui sont associés à un module auquel l’administrateur actuel a un accès administratif.

  1. Aller à : Principal >> Ma bibliothèque de documents

  2. Si nécessaire, utilisez les options de la section Filtres pour filtrer les types de fichiers que vous souhaitez voir

  3. Survolez l’icône Options [ ] à côté du document pour choisir ce qu’il faut faire :

    • Afficher

    • Créer un lien

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