Sobre esta funcionalidade:
O recurso das atividades é utilizado para publicar as posições disponíveis para pessoas voluntárias (papéis, trabalhos, tarefas, funções, etc.). É necessário criar atividades para acompanhar o envolvimento das pessoas voluntárias; incluindo horas dadas. Quaisquer horas registadas por/para uma pessoa voluntária têm de estar associadas a uma atividade.
1º Passo: Informação Básica
Vá a: Configurações e clique em “Gerir Atividades”, que se encontra na barra lateral em Atividades
Coloque o rato sobre o ícone Opções no cabeçalho de “Atividades” e clique em “Nova Atividade” (ou clique no botão [+Nova Atividade] no fim da página)
Contas Coletivo têm a opção de “Usar um Modelo”
Atividade: Insira um nome (máximo 200 caracteres)
Selecione as opções:
Categoria: do menu pendente
Grupo de Relatórios da Atividade: apenas contas Coletivo, do menu pendente
Formulário de Candidatura: do menu pendente
Estado da Atividade: selecione para ativar
Registo de Horas: selecione para ativar
Entrada de Grupos: selecione para ativar
Registo Automático de Horas: selecione para ativar
Ativar Lista de Reservas: selecione para ativar
Opção: Insira Descrições:
Pré-atribuído: vista pelos que ainda não estão atribuídos/agendados
Pós-atribuído: vista pelos que já estão atribuídos/agendado
Interno: vista apenas pelos Administradores
Clique no botão [Próximo] para escolher as opções de programação
2º Passo: Programação
Escolha de cinco separadores de agendamento no topo:
Padrão Recorrente: Vários turnos com um padrão regular
Incerto: Vários turnos sem padrão regular
Uma vez: Uma data e hora única para um turno
Sazonal: Sem agendamento num determinado tempo finito
Sem Programação: Sem agendamento (não há turnos fixos)
Insira a informação necessária, ou seja, datas, início de turnos, fim de turnos, etc.
Clique no botão [Próximo]
IMPORTANTE: Os turnos não podem ser adicionados a uma Atividade sazonal ou não agendada. Nenhum turno pode ser removido de uma Atividade agendada. Se já gravou a Atividade mas precisa de mudar o tipo de agendamento, coloque o rato sobre o ícone das Opções ao lado da atividade e selecione “Atualizar Tipo de Atividade”
3º Passo: Visibilidade e Automatização
Visível para: Selecione que pessoas voluntárias podem ver a sua Atividade (Nota: se puderem vê-la, podem inscrever-se):
Só pessoas voluntárias que estão inscritas, atribuídas ou na lista de backup
Visível a todos os voluntários que estão: selecione o estatuto ou qualificações (opcional) que os voluntários têm de ter
Público: Todas as suas pessoas voluntárias podem ver a Atividade (vai também aparecer no seu link de inscrição na Lista de Atividades a potenciais candidatos)
Autoprogramação: Atribuir automaticamente estas pessoas voluntárias quando elas se inscrevem para a Atividade/turno com base nos estatutos e qualificações (opcional)
Auto Bloqueio: Prevenir que as pessoas voluntárias se inscrevam quando uma Atividade/turno enche
Número de Voluntários: Número mínimo de pessoas precisas para uma Atividade/turno
Máximo de Voluntários: Número máximo de pessoas precisas para uma Atividade/turno (ativa o Bloqueio Automático)
Permitir aos voluntários retirar-se de uma atribuição confirmada: se ativo, insira um número na caixa de horas (o predefinido é 0)
Corte das inscrições para os turnos desta atividade: Se ativo, pode prevenir que as pessoas se inscrevam para um turno X horas antes de ele começar (tem de ser um número inteiro superior a 0)
Clique no botão [Próximo] para continuar para as Qualificações ou clique no botão [Guardar] se não precisar de mais definições
4º Passo: Qualificações
Usando os menus suspensos, selecione a(s) Qualificação(ões) relevantes para a atividade.
As Pessoas Voluntárias têm de igualar ou exceder o que selecionar aqui para filtrar como qualificado para a atividade.
Ser qualificado para a Atividade pode definir se uma pessoa voluntária vê a atividade ou não (Visibilidade) e se podem ou não Auto-Programar-se; como definido no 3º Passo.
Clique no botão [Próximo] para continuar para os Campos de Feedback, ou no botão [Guardar] se não quiser adicionar Questões para Feedback ou Classificações (As Classificações são exclusivas a clientes Coletivo).
5º Passo: Campos de Feedback
Selecione a caixa ao lado de quaisquer Campos de Feedback para os associar com a atividade.
Assim que associados, os voluntários poderão preencher os campos quando registarem horas na atividade.
Se o Campo de Feedback que precisar para esta Atividade ainda não tiver sido criado, pode fazê-lo ao clicar no botão [Adicionar Novo]
Clique no botão [Próximo] para continuar para as Classificações do Agendamento (ou “Classificações” para clientes Coletivo), ou no botão [Guardar] se não quiser adicionar Classificações
6º Passo: Classificações
As Classificações são usadas para fornecer mais informação aos seus Interesses Gerais e Atividades nas suas organizações, permitindo aos utilizadores procurar oportunidades. As Classificações também podem aparecer no(s) formulário(s) de candidatura da sua organização, permitindo aos administradores procurar utilizadores com valores específicos na classificação
Selecione a caixa ao lado das opções de Classificações para associá-las com esta atividade.
Clique no botão [Guardar] ou no botão [Próximo] para continuar para Notificações se a sua organização tiver uma subscrição PLUS
7º Passo: Notificações (Apenas Subscrições PLUS)
Os administradores das subscrições PLUS podem selecionar para que atividades receberão notificações.
Selecione a opção “Selecione os administradores que serão notificados para esta atividade”
Selecione a caixa ao lado de cada administrador que deve receber notificações para esta atividade específica.
Nota: Os Administradores vão precisar também de ter as Notificações de Atividade ativas em Diversos nos seus perfis.
Clique no botão [Guardar]
Importante: Se os administradores estiverem selecionados para receberem notificações para uma atividade específica ou atividades, eles receberão APENAS notificações para essas atividades. Se um administrador não for selecionado para atividades específicas, receberá notificações para TODAS as atividades (incluindo aquelas com administradores especificados) com base nas seleções feitas em Diversos nos seus perfis.