Palavras-chave: Perfis de Administrador, Funções de Administrador, Administrador Limitado, Administrador Coletivo, Grupos de Segurança, Administrador para Configuração, Permissões de Acesso, Definições de Administrador
Visão Geral
O acesso de administrador no Better Impact determina quem pode visualizar, gerir e configurar dados tanto ao nível da Organização como do Coletivo.
Como existem diferentes tipos de funções e diferentes níveis de acesso, é importante compreender como cada um funciona, como atribuir ou ajustar o acesso e onde se aplicam as respetivas limitações.
Este guia reúne todas as informações relacionadas com o acesso administrativo num só lugar, para que possa encontrar rapidamente o que precisa, evitar erros comuns e estruturar o acesso dos administradores de forma clara e segura.
Nota: Para que um administrador consiga iniciar sessão e aceder a qualquer uma das opções descritas neste guia, deve utilizar o seguinte link:
https://app.betterimpact.com/Login/Admin
Um acesso administrativo bem gerido garante que as pessoas certas veem a informação certa - e apenas a informação certa. Quer esteja a adicionar um novo administrador, a limitar o acesso de alguém a determinados itens de menu ou a conceder visibilidade ao nível da Entidade em várias sub-contas, compreender as diferenças entre os tipos de funções ajuda a evitar confusões e a reduzir riscos.
Este guia aborda as definições e configuração de funções, os controlos específicos da Entidade e os pontos de resolução de problemas mais comuns, para que possa gerir perfis de administradores com confiança.
Glossário de Termos
Conta da Organização / Subconta: uma conta individual que contém voluntários, clientes, doadores e atividades.
Conta da Entidade: uma conta principal que agrupa várias Organizações / subcontas (como filiais, departamentos ou regiões).
Administrador da Organização: administrador com acesso apenas a uma conta de Organização.
Administrador da Entidade: administrador com acesso ao nível da Entidade; pode ou não ter também acesso ao nível da Organização.
Tipos de Acesso de Administrador
Organização x Entidade
Funções de Administrador ao nível da Organização
Administrador Completo – Acesso total a todos os itens de menu e funcionalidades dentro da Organização / Subconta. Pode visualizar, criar, editar e eliminar todos os dados, definições e configurações disponíveis. Não se aplicam restrições de acesso.
Administrador Limitado – O acesso é restrito a itens de menu específicos, com base na Função de Administrador Limitado atribuída. As Funções de Administrador Limitado definem as funcionalidades que o administrador pode ver ou utilizar - mas não controlam a que voluntários tem acesso.
Administrador de Módulo – Acesso apenas aos itens de menu associados aos módulos selecionados (Voluntário, Cliente, Doador, Membro). Útil quando alguém deve trabalhar apenas num único módulo e não noutras áreas. Não permite configurar permissões ao nível do menu (ao contrário das funções Limitadas).
Sem Acesso ao Sistema – O perfil de administrador existe e pode ser utilizado como Pessoa de Contacto ou para receber notificações, mas não tem acesso administrativo a menus ou configurações. Não pode navegar na interface de administração além das definições do seu próprio perfil.
Funções de Administrador ao nível da Entidade/Coletivo
A Entidade utiliza tipos de funções específicas:
Administrador Completo do Coletivo – Acesso total a todas as funcionalidades ao nível da Entidade, incluindo a capacidade de gerir definições da Entidade, Administradores das Organizações (quando ativado pela equipa de suporte), Grupos de Segurança e Funções de Administrador de Configuração.
Administrador de Grupo de Segurança da Entidade (apenas disponível em determinados pacotes) – O acesso é restrito apenas às Organizações incluídas no(s) Grupo(s) de Segurança atribuído(s). Isto limita quais as Organizações / Subcontas que o administrador pode visualizar ou consultar ao nível da Entidade.
Administrador para Configuração da Entidade (apenas disponível em determinados pacotes) – Acesso apenas às funcionalidades de configuração da Entidade. Pode modificar os itens de menu permitidos (conforme definidos na Função de Administrador de Configuração atribuída), mas não pode visualizar nem gerir todas as Organizações da Entidade por defeito.
As funções Limitado, de Módulo e Sem Acesso ao Sistema não existem ao nível da Entidade.
Administradores da Organização
Os perfis de administrador permitem que estes iniciem sessão no Better Impact e gerem dados, definições, configurações e comunicações dentro de uma única conta.
O que cada administrador pode aceder depende da sua Função de Administrador.
Adicionar um Administrador
Adicionar um Administrador
Se tiver uma Conta de Entidade e estiver a adicionar um novo Administrador, será necessário fazê-lo a partir de uma das subcontas.
Os dados de início de sessão dos administradores devem ser partilhados manualmente com o mesmo quando um novo perfil é adicionado a uma conta.
Vá a Pessoas > Administradores > Adicionar Administrador
Preencha os campos na secção Informações de Contacto.
Os nomes de utilizador (não sensíveis a maiúsculas/minúsculas)
Devem ter pelo menos 12 caracteres e ser únicos em todas as contas do Better Impact.
Não podem começar ou terminar com um espaço, nem conter dois ou mais espaços consecutivos.
As palavras-passe (sensíveis a maiúsculas/minúsculas) devem ter pelo menos 12 caracteres, incluindo uma letra maiúscula, uma letra minúscula e um número.
Nota: o Better Impact verificará se o endereço de e-mail introduzido já está a ser utilizado na sua organização. Esta é apenas uma notificação — não impedirá a criação de um novo perfil administrativo com o mesmo e-mail associado a outro perfil.
Desça até à secção Configurações e escolha uma Função de Administrador:
Completo: acesso total a todas as opções de menu
Limitado: acesso limitado a determinadas opções, conforme definido por um administrador completo
Módulo: acesso apenas às opções associadas ao(s) módulo(s) selecionado(s)
Sem acesso ao sistema: sem qualquer acesso administrativo
Em Configurações do Administrador:
Escolha quais as notificações por e-mail (secção Comunicações) que este administrador deve receber.
Pessoa de Contacto: ao selecionar esta opção, os voluntários poderão enviar e-mails ao administrador através do seu perfil no MyImpactPage.com.
Título: adicione o cargo do administrador, que será apresentado ao voluntário no separador Contacto, juntamente com o nome do administrador e da organização.
Programação: A secção Programação permite personalizar como a lista de horários (Lista Programada) será exibida ao administrador.
Número de Dias disponível: indique quantos dias devem aparecer por predefinição quando o administrador acede à agenda.
Opção para Mostrar: escolha o ponto de partida da visualização - por exemplo, “Primeira data futura com atividades”, “Data atual” ou uma data específica.
Estas definições não afetam os turnos ou atividades criados; apenas controlam como a programação é apresentada na interface do administrador.
Conclua este passo clicando em [Guardar].
Se existirem campos personalizados adicionados ao Módulo de Administradores, preencha também as informações adicionais no perfil do administrador.
Alterar o Tipo de Função do Administrador
Alterar o Tipo de Função do Administrador
Vá a Pessoas > Administradores > Adicionar Administrador
Passe o cursor sobre o ícone de Opções ao lado do nome do administrador.
Clique em “Atualizar Função de Administrador”.
Escolha o tipo de função desejado no menu pendente:
Completo: acesso total
Limitado: acesso restrito às opções de menu definidas no seu Papel de Administrador Limitado
Se escolher “Limitado”, selecione o papel aplicável
De Módulo: acesso apenas às opções associadas ao(s) módulo(s) selecionado(s)
Sem Acesso: sem acesso administrativo
Clique no botão [Guardar].
Promover um Voluntário a Administrador
Promover um Voluntário a Administrador
Se pretender promover um utilizador existente a administrador, siga estes passos:
Abra o perfil do voluntário.
No separador Principal, clique em Diversos e selecione Administrador.
Defina o Estado como Ativo e clique em [Adicionar ao Módulo].
Por predefinição, o utilizador será adicionado como Administrador sem acesso ao sistema.
Para alterar este nível de acesso:
Clique em [Atualizar Função de Administrador].
Escolha a função apropriada:
Completa: acesso total a todas as opções de menu
Limitada: acesso restrito, conforme definido por um administrador completo
De Módulo: acesso apenas aos módulos selecionados
Sem acesso ao sistema: sem acesso administrativo
Em seguida, escolha quais as comunicações por e-mail que o administrador deve receber
Se quiser que este administrador esteja disponível como Pessoa de Contacto, selecione essa opção para permitir que os voluntários enviem mensagens através do MyImpactPage.com
Pode também adicionar o Título, que será apresentado aos voluntários no separador Contacto, junto ao nome do administrador e da organização
Por fim, clique em [Guardar].
Gerir Administradores – Arquivar, Reativar ou Remover
Gerir Administradores – Arquivar, Reativar ou Remover
Arquivar um Administrador
Ao definir o estado de um administrador como Arquivado, o seu papel é automaticamente alterado para “Não é Administrador”, removendo o acesso administrativo.
Vá a Pessoas > Administradores > Gerir Administradores.
Passe o cursor sobre o ícone de Opções junto ao nome do administrador.
Clique em “Arquivar Administrador”.
Reativar um Administrador
Opção A — a partir de Gerir Administradores
Vá a Pessoas > Administradores > Gerir Administradores.
Na parte superior, ajuste os Filtros para Arquivado e clique em Filtrar.
Nos resultados, abra o menu de Opções junto ao nome do administrador e escolha Editar.
Em Principal > Diversos > Administrador, altere o Estado para Ativo e clique em Guardar Estado.
Clique em [Atualizar Função de Administrador] para atribuir a função correta (Completo / Limitado / Módulo / Sem acesso) e clique em Guardar.
Reveja as Configurações de Administrador (comunicações, pessoa de contacto, preferências de visualização da programação) e clique em Guardar.
Nota: Alterar o estado para Ativo não repõe automaticamente a função.
É necessário selecionar manualmente a Função de Administrador apropriada e confirmar todas as definições.
Opção B — a partir de Pesquisa
Vá a Pessoas > Pesquisa.
Na secção Filtros de Módulo e Estado, marque a opção Administrador = Arquivado e clique em [Pesquisar].
Nos resultados, passe o cursor sobre o ícone de Opções junto ao administrador que pretende reativar e clique em Editar.
No separador Principal clique na secção Diversos.
Selecione Administrador e altere o estado de Arquivado para Ativo, depois clique em Guardar Estado.
Clique no botão [Atualizar Função de Administrador] para selecionar a função adequada e, na janela que aparece, clique em [Guardar].
Por fim, selecione as Definições de Administrador apropriadas e clique em [Guardar].
Remover um Administrador
Vá a Pessoas > Administradores > Gerir Administradores.
Passe o cursor sobre o ícone de Opções junto ao nome do administrador.
Clique em “Remover Administrador”.
Confirme clicando em [Remover Administrador].
Nota
Esta ação remove apenas o acesso administrativo.
Se o utilizador também tiver um perfil de voluntário, cliente, doador ou membro, esse perfil permanecerá ativo.
Configurações de Administrador
Uma vez que alguém tenha acesso administrativo, é possível personalizar as seguintes configurações:
Assinatura de email
Notificações
Definição de pessoa de contacto
Preferências de visualização da programação
Algumas preferências de visualização de configuração de perfil
Estas definições são individuais por administrador e acompanham o utilizador em todas as contas da Organização às quais tenha acesso.
Adicionar/Editar assinatura de e-mail
Adicionar/Editar assinatura de e-mail
Depois de adicionada, a assinatura de e-mail será exibida no final de todas as mensagens que o administrador enviar através do Better Impact.
Vá ao menu O Meu Perfil (ícone azul de perfil ou a sua fotografia, no canto superior direito) e clique em Editar Perfil.
No separador Principal, clique na secção Diversos e selecione Administrador.
Desloque-se para baixo e introduza o texto na caixa de edição Assinatura de E-mail.
Também pode clicar no botão [Inserir] do editor para adicionar imagens ou links para ficheiros à sua assinatura.
Clique em [Guardar].
Para remover a assinatura basta apagar o conteúdo da caixa de texto e guardar.
Notificações de Administrador
Notificações de Administrador
Importante
As notificações ativadas aplicam-se a todos os voluntários e a todas as atividades.
As notificações não podem ser limitadas a voluntários, atividades ou formulários de candidatura específicos.
Certos pacotes poderão ter a opção de restringir as notificações de atividades. Consulte o suporte para obter mais informação.
Se um administrador selecionar notificações de atividade, poderá também adicioná-las a atividades específicas, através do separador Notificações de cada atividade, filtrando assim as notificações que deseja receber.
Para remover esse filtro de actividades (quando ativas), clique no [?] e proceda à remoção da sua associação às notificações dessas atividades.
As notificações devem ser configuradas ao nível da subconta — não é possível editá-las a partir da conta da Entidade.
O texto das notificações são pré-definidos e não podem ser editados.
Não é possível adicionar novos tipos de notificações. Se gostaria de sugerir essa funcionalidade, utilize o widget de feedback disponível na página inicial do administrador.
Abra o perfil do Administrador
No separador Principal, clique em Diversos e selecione Administrador.
Vá à secção Comunicações e selecione as Notificações pretendidas.
Estas estão agrupadas por categoria:
NOTIFICAÇÕES DE ATIVIDADES
Mudança na disponibilidade da atividade
Quando um voluntário se inscreve numa atividade ou turno
Quando um voluntário se inscreve em múltiplos turnos de uma só vez
Quando um voluntário remove a sua inscrição de uma atividade ou turno
Quando um voluntário remove várias inscrições de uma só vez
Notificações de atribuição de turno declinado
Quando um voluntário recusa um ou mais turnos aos quais foi atribuído
Notificações de atribuição de turno confirmadas
Quando um voluntário confirma manualmente um ou mais turnos atribuídos
(Nota: não se aplica a atribuições com confirmação automática)
Notificações do início do relógio de tempo
Quando um voluntário inicia um registo no relógio de ponto
Notificações de paragem do relógio de tempo
Quando um voluntário termina um registo no relógio de ponto
NOTIFICAÇÕES DE VOLUNTÁRIOS
Alterações de estado de voluntário
Quando um voluntário existente se demite da sua organização (define o estado para Arquivado)
Quando um voluntário arquivado se candidata novamente
Novas candidaturas de voluntário
Quando há uma nova candidatura de um voluntário (não se aplica a perfis já existentes)
Quando um novo voluntário tinha uma associação anterior à organização
Quando uma Entidade adiciona um voluntário a uma nova organização da mesma entidade
Conclusão de módulo de e-learning
Quando um voluntário conclui com sucesso um módulo de e-learning
Clique em [Guardar] no final da secção Configurações de Administrador.
Dicas e Notas
Se um voluntário com o estado Candidato, Em Processo, Aceite ou Inativo preencher uma candidatura secundária, não será enviada uma notificação por e-mail, pois não se trata de um novo voluntário.
Se um voluntário arquivado se candidatar novamente, o seu estado será alterado para Candidato ou Aceite, e será enviada uma notificação de alteração de estado de voluntário aos administradores.
Atualizar notificações em massa (a partir da Entidade/Coletivo)
Vá à conta da Entidade → Pessoas → Administradores da Organização.
Pesquise o nome do administrador e clique em Gerir acesso de [Nome do Administrador].
Selecione todas as organizações às quais ele pertence (ou apenas as que deseja atualizar).
No menu suspenso na parte inferior, escolha Atualizar Configurações de Administrador.
Selecione as notificações que deseja aplicar em todas as organizações e clique em Guardar.
Notificações de Sistema
Notificações de Sistema
Se gostaria de receber notificações do sistema (como avisos de manutenção planeada ou não planeada), aceda a https://www.betterimpactstatus.com/ e clique em “Subscribe to updates” (Subscrever atualizações).
Se gostaria de subscrever a nossa Newsletter, visite https://www.betterimpact.com/, desloque-se até ao final da página, introduza o seu e-mail e clique em Subscribe (Subscrever).
Pode cancelar as suas subscrições a qualquer momento.
Tornar um Administrador numa Pessoa de Contacto
Tornar um Administrador numa Pessoa de Contacto
Permitir que os voluntários enviem e-mails aos administradores através do seu perfil em MyImpactPage.com, utilizando o separador Contacto, é uma das formas mais simples de comunicação entre voluntários e administradores.
Vá a Pessoas > Administradores > Gerir Administradores.
Passe o cursor sobre o ícone de Opções junto ao administrador e selecione Editar.
No separador Principal, clique na secção Diversos e selecione Administrador.
Desloque-se até à secção Comunicações nas Configurações de Administrador.
Marque a opção Pessoa de Contacto para ativar esta funcionalidade.
(Opcional) Indique o Título da pessoa de contacto — esta informação será exibida aos utilizadores no separador CONTACTO do seu perfil.
Clique em [Guardar].
Como os voluntários irão ver o contacto:
Nome (Organização - Título)
Dica
Pode tornar-se a si próprio uma pessoa de contacto indo ao menu O Meu Perfil, selecionando Editar Perfil e seguindo os passos 3 a 7 acima.
Editar Visualização da Programação do Administrador
Editar Visualização da Programação do Administrador
Editar as Configurações da Programação (Schedule Settings) permite que os administradores substituam as definições padrão e personalizem a forma como visualizam a lista de programação interativa.
Vá a Pessoas > Administradores > Gerir Administradores.
Passe o cursor sobre o ícone de Opções junto ao nome do administrador e selecione Editar.
No separador Principal, clique na secção Diversos e selecione Administrador.
Desloque-se até à secção Programação em Configurações de Administrador.
Número de dias disponível: para alterar o valor padrão de 7 dias, introduza outro número inteiro neste campo.
Opção para Mostrar: escolha uma das seguintes opções no menu pendente:
Primeira data futura com atividades
A Data Especificada (se selecionada, introduza a data desejada no campo que aparece)
A Data Atual
Clique em [Guardar].
Dica
Também pode editar as suas próprias definições de visualização da programação acedendo ao menu O Meu Perfil, selecionando Editar Perfil e seguindo os passos 3 a 7 acima.
Ver o Histórico de Inícios de Sessão Recentes do Administrador
Ver o Histórico de Inícios de Sessão Recentes do Administrador
Os administradores podem visualizar a data, hora, endereço IP e, quando disponível, a localização aproximada dos 10 inícios de sessão mais recentes no seu perfil.
Conta da Organização
Vá ao menu O Meu Perfil (ícone azul de perfil ou a sua fotografia, no canto superior direito) e clique em Editar Perfil.
No separador Principal, clique na secção Diversos e selecione Administrador.
Desloque-se até à secção Campos Diversos.
Clique no botão [Listar Inícios de Sessão Recentes].
Se desejar imprimir a lista, clique no ícone da impressora no canto superior direito da janela.
Se o utilizador nunca tiver feito log in, nenhuma data será registada.
Conta da Entidade / Coletivo
Vá ao menu O Meu Perfil (ícone azul de perfil ou a sua fotografia, no canto superior direito) e clique em Editar Perfil.
Desloque-se para baixo, abaixo da secção Atualizar Fotografia, no lado direito.
Clique no botão [Listar Inícios de Sessão Recentes].
Se desejar imprimir a lista, clique no ícone da impressora no canto superior direito da janela.
Administrador Limitado
As organizações podem criar Funções de Administrador Limitado que definem quais os itens de menu ou páginas que um administrador limitado pode visualizar.
Esta é a funcionalidade ideal se precisar de restringir o acesso de um administrador a determinadas opções ou configurações específicas.
Esta configuração não restringe os voluntários que o administrador pode ver.
Se for necessário limitar o acesso a determinados voluntários ou contas, deve utilizar os Grupos de Segurança disponíveis ao nível da Entidade / Coletivo.
As contas de Entidade podem também criar Funções de Administrador Limitado da Organização diretamente na Entidade, tornando-as disponíveis para todas as suas subcontas. (disponivel de acordo com o pacote contratado)
Não existe limite para o número de funções de administrador limitado que pode criar.
Cada Administrador Limitado pode ter apenas uma função atribuída de cada vez.
Os administradores limitados não verão algumas mensagens contextuais (pop-ups) relacionadas com faturação ou outros assuntos administrativos internos.
Adicionar uma Nova Função de Administrador Limitado
Adicionar uma Nova Função de Administrador Limitado
Vá a Pessoas > Administradores > Funções de Administrador Limitado.
Clique no botão [+] no cabeçalho Função de Administrador Limitado da Organização, ou no botão [+ Nova Função de Administrador Limitado] no final da página.
Introduza um nome para a função (máximo de 200 caracteres).
(Opcional) Adicione uma descrição, visível apenas para administradores completos.
Selecione o(s) módulo(s) aos quais a função terá acesso.
Por exemplo: se selecionar o Módulo de Voluntários, o administrador poderá aceder aos perfis dos voluntários.
Escolha as capacidades a que esta função terá acesso.
Clique no ícone [?] junto de cada opção para ver mais detalhes sobre o que cada uma permite fazer.
Clique no botão [Guardar] no canto inferior direito.
Editar uma Função de Administrador Limitado
Editar uma Função de Administrador Limitado
Vá a Pessoas > Administradores > Funções de Administrador Limitado.
Passe o cursor sobre o ícone Opções ao lado do nome da função de administrador limitado.
Clique em Editar.
Faça as alterações desejadas:
Nome da função: máximo de 200 caracteres.
Descrição: visível apenas para administradores completos.
Módulos: selecione a que módulos a função terá acesso.
Capacidades: selecione as permissões que a função poderá utilizar.
Clique no ícone [?] junto de cada opção para ver mais informações sobre o que permite fazer.
Clique no botão [Guardar].
Copiar uma Função de Administrador Limitado
Copiar uma Função de Administrador Limitado
Vá a Pessoas > Administradores > Funções de Administrador Limitado.
Passe o cursor sobre o ícone Opções ao lado da função de administrador limitado que pretende copiar.
Clique em Copiar.
Introduza um nome para a nova função (cópia da original).
Clique no botão [Copiar].
Funções de Administrador Limitado a partir da Entidade / Coletivo
Funções de Administrador Limitado a partir da Entidade / Coletivo
Criar uma Função de Administrador Limitado da Organização ao nível da Entidade / Coletivo torna-a disponível para utilização em qualquer filial, departamento, local ou conta incluída nesse Coletivo.
Se não consegue ver esta opção, isso pode significar que não tem acesso a esta funcionalidade ou que a opção não está ativada no back-end.
Nesse caso, contacte a equipa de suporte da Better Impact para obter mais informações.
Os passos abaixo são executados a partir da conta do Coletivo / Entidade
Adicionar uma Função de Administrador Limitado da Organização
Adicionar uma Função de Administrador Limitado da Organização
Vá a Pessoas > Administradores > Funções de Administrador Limitado da Organização.
Clique no botão [+] no cabeçalho Função de Administrador Limitado, ou no botão [+ Nova Função de Administrador Limitado da Organização].
Introduza um nome para a função (obrigatório, máximo de 200 caracteres).
(Opcional) Adicione uma descrição, visível apenas para administradores completos.
Selecione o(s) módulo(s) aos quais a função terá acesso.
Escolha as capacidades a que esta função terá acesso.
Clique no ícone [?] junto de cada opção para obter mais informações sobre o que cada uma permite fazer.
Clique no botão [Guardar].
Ver / Imprimir Funções de Administrador Limitado da Organização
Ver / Imprimir Funções de Administrador Limitado da Organização
Vá a Pessoas > Administradores > Funções de Administrador Limitado da Organização.
Passe o cursor sobre o ícone Opções ao lado da função que pretende visualizar.
Clique em Vista.
Clique no ícone Imprimir no canto superior direito da janela de diálogo.
Eliminar uma Função de Administrador Limitado da Organização
Eliminar uma Função de Administrador Limitado da Organização
Vá a Pessoas > Administradores > Funções de Administrador Limitado da Organização.
Passe o cursor sobre o ícone Opções ao lado da função que pretende eliminar.
Clique em Apagar.
Clique no botão [Apagar] para confirmar a ação.
Compreender as Capacidades das Funções de Administrador Limitado
Ao criar ou editar uma Função de Administrador Limitado e introduzir o título e a descrição (opcional), é necessário selecionar os módulos e as capacidades que definirão o que esse administrador pode ver e fazer.
Sobre os módulos
Ao criar uma Função de Administrador Limitado, a seleção dos módulos determina quais os perfis que o administrador poderá visualizar.
As capacidades, por sua vez, definem o que ele poderá fazer dentro desses perfis.
Seleção | Resultado |
Apenas módulo de Administrador | O administrador verá apenas perfis de administradores. |
Módulo de Voluntário / Beneficiário (Cliente) / Doador / Membro | O administrador verá todos os utilizadores que correspondem a esse(s) módulo(s).
(As Funções de Administrador Limitado não permitem restringir quais os perfis visíveis.) |
Múltiplos módulos | O administrador terá acesso aos perfis de todos os módulos selecionados. |
Sobre as Capacidades
A secção de Capacidades está dividida em categorias divididas em secções expansíveis.
Pode clicar em Mostrar Tudo para expandir todas as secções de uma só vez, e em Mostrar todos os painéis de informação para exibir as descrições completas de cada capacidade.
Estas descrições são mantidas e atualizadas diretamente pela Better Impact, sendo a fonte mais precisa sobre o que cada capacidade permite.
Cada categoria está listada abaixo com uma explicação do que controla e exemplos de utilização.
Os módulos especificados nas tabelas abaixo referem-se aos módulos que devem ser selecionados para aceder à capacidade descrita.
Utilizador
Utilizador
Gere tudo o que diz respeito a perfis individuais — visualizar, editar, alterar estados e gerir associação a módulos.
Algumas capacidades exigem outras para funcionar — verifique os painéis de informação no sistema.
Capacidade | Exemplo de Utilização | Módulo |
Adicionar Utilizador | Criar um novo perfil manualmente | Qualquer |
Remoção em massa do módulo | Remover vários perfis do módulo de voluntário sem eliminar o utilizador (a não ser que seja o único módulo) | Voluntário |
Arquivar Utilizador em Massa | Arquivar múltiplos voluntários ao mesmo tempo | Voluntário |
Mudar o Estado em Massa | Alterar o estado de vários voluntários (ex.: Em Processo → Aceite) | Voluntário |
Painel | Ver e ajustar elementos do painel do voluntário | Voluntário |
Editar Utilizador | Editar dados pessoais e de perfil | Qualquer |
Informações de Contacto | Ver/editar e-mail, telefone, morada, etc | Qualquer |
Foto | Carregar, substituir ou remover fotografia de perfil | Qualquer |
Disponibilidade Geral | Consultar e editar a disponibilidade semanal do voluntário | Voluntário |
Classificações | Ver/editar classificações atribuídas ao perfil | Voluntário |
Diversos | Ver/editar os campos da secção Diversos | Qualquer |
Adicionar ao Módulo | Adicionar módulos a perfis | Qualquer |
Mudar Estado Individual | Alterar o estado de um voluntário individual | Voluntário |
Ver Utilizador | Aceder à vista geral do perfil | Qualquer |
Detalhes de Contacto | Consultar dados de contacto | Qualquer |
Foto | Ver fotografia de perfil | Qualquer |
Campos Personalizados | Ver os valores aplicados aos campos personalizados | Qualquer |
Qualificações | Ver o estado das qualificações | Voluntário |
Disponibilidade Geral | Ver disponibilidade semanal | Voluntário |
Interesses Gerais | Ver interesses gerais aplicados ao voluntário | Voluntário |
Comités | Ver comissões das quais o voluntário faz parte | Voluntário |
Classificações | Ver classificações organizacionais | Voluntário |
Diversos | Ver a secção Diversos (apenas leitura) | Qualquer |
Medalhas | Ver medalhas atribuídas para reconhecimento | Voluntário |
Gerir Administradores | Adicionar/editar/arquivar administradores | Administrador |
Ver Conexões | Ver contas ligadas (ex.: familiar/encarregado) | Voluntário |
Campos Personalizados | Editar valores de campos personalizados individualmente | Qualquer |
Aprovar / Rejeitar e Editar Valores de Campo Personalizado | Aprovar documentos ou respostas a Campos Personalizados | Qualquer |
Estabelecer / Remover Valores de Campo Personalizado em Massa | Aplicar/remover valores a vários perfis de uma só vez | Qualquer |
Qualificações | Editar e atualizar detalhes de qualificações | Voluntário |
Aprovar / Rejeitar e Editar Valores de Qualificação | Aprovar/rejeitar itens como verificações concluídas | Voluntário |
Estabelecer / Remover Valores Qualificação em Massa | Aplicar/remover qualificações a muitos voluntários ao mesmo tempo | Voluntário |
Comités | Aceder à área de gestão de comités | Voluntário |
Adicionar / Remover um membro do Comité | Adicionar/remover um voluntário de um comité | Voluntário |
Adicionar em Massa / Remover Membros do Comité | Gerir membros de comités em massa | Voluntário |
Interesses Gerais | Aceder à área de atribuição de interesses | Voluntário |
Adicionar / Remover interesses gerais individuais | Ajustar interesses gerais para um voluntário específico | Voluntário |
Definir / Remover Interesses Gerais em massa | Aplicar/remover interesses a muitos voluntários numa única ação | Voluntário |
Notas
Os Campos Personalizados são controlados pelas configurações gerais de Campos Personalizados (na secção de Configuração).
As Qualificações são controladas pelas configurações gerais de Qualificações (na secção de Configuração).
Os Comités são controlados pelas configurações gerais de Comités (na secção de Configuração).
Os Interesses Gerais são controlados pelas configurações gerais de Interesses Gerais (na secção Atividades).
A Atribuição e a Programação de voluntários são controladas pelas definições de Agendar/Atribuir Voluntários (na secção Outras Configurações).
As Horas são controladas pelas configurações de Registar Horas (na secção Outras Configurações).
Comunicar é controlado pelas Permissões de Comunicação (na secção Comunicações).
Os Relatórios dependem das permissões gerais de Relatórios e dos Relatórios de Dados Sem Processar (na secção Outras Configurações).
Pesquisa
Pesquisa
Controla que informação o Administrador Limitado pode pesquisar/filtrar ao efetuar pesquisas.
Algumas capacidades de pesquisa dependem de outras para funcionarem corretamente — consulte os painéis de informação para mais detalhes.
Capacidade | Exemplo de Utilização | Módulo |
Pesquisa | Aceder ao painel de pesquisa de perfis, em TODAS as interfaces que têm uma pesquisa disponível | Qualquer |
Informações de Contacto | Filtrar por e-mail, telefone ou morada, etc | Qualquer |
Interesses Gerais | Procurar voluntários pelos interesses atribuídos | Voluntário |
Disponibilidade Geral | Filtrar pela disponibilidade semanal | Voluntário |
Campos Personalizados | Pesquisar perfis com base em valores de campos personalizados | Qualquer |
Qualificações | Filtrar voluntários com/sem determinadas qualificações | Voluntário |
Categoria de Atividade, Atividade ou Turno de Atividade | Encontrar voluntários associados a uma atividade ou turno específico | Voluntário |
Qualificado para a Atividade | Filtrar voluntários qualificados segundo os requisitos da atividade | Voluntário |
Data da Programação | Filtrar pela data dos turnos programados | Voluntário |
Horas Registadas | Pesquisar perfis pelo total de horas já registadas | Voluntário |
Número de Entradas de Horas | Filtrar pelo número de registos de horas submetidos | Voluntário |
Campos de Feedback | Pesquisar respostas de feedback associadas ao registo de horas | Voluntário |
Comitês | Filtrar voluntários pertencentes a um comité específico | Voluntário |
Data de Inscrição do Voluntário | Filtrar pela data de entrada na organização | Voluntário |
Aniversário | Filtrar por mês/dia de aniversário | Qualquer |
Data de Nascimento | Filtrar pela data de nascimento exata | Qualquer |
Idade | Filtrar voluntários por idade calculada | Qualquer |
Data de Login | Filtrar pela última data de acesso | Qualquer |
Classificações da Entidade / Coletivo | Filtrar pelas classificações atribuídas a nível da Entidade / Coletivo | Voluntário |
Formulário de Candidatura | Filtrar com base no formulário submetido | Voluntário |
Entradas de Registo de Notas | Pesquisar por entradas de notas nos perfis | Qualquer |
Data da Última Mudança de Estado do Voluntário | Filtrar com base na data da última alteração de estado | Voluntário |
Estado do Relógio de Tempo | Verificar quem tem o relógio de ponto ativo | Voluntário |
Aniversário do Voluntário | Filtrar pelo aniversário de serviço | Voluntário |
Conexões com Voluntários | Filtrar perfis ligados (ex.: tutores/responsáveis) | Voluntário |
Registos de Mensagens de E-mail | Pesquisar pelo histórico de mensagens enviadas | Qualquer |
Notas do Voluntário | Procurar conteúdo de notas internas | Voluntário |
Resposta ao Questionário | Filtrar pelas respostas aos questionários | Qualquer |
Comunicações
Comunicações
Define se o Administrador Limitado pode enviar emails, gerir modelos de mensagem, visualizar o histórico de emails e adicionar ou consultar notas.
A exportação para mail merge (traduzido no sistema como mala direta) é controlada pelas permissões de Relatórios de Dados Sem Processar.
Capacidade | Exemplo de Utilização | Módulo |
Enviar e-mails aos usuários | Enviar comunicações por email | Qualquer |
Atualizar mensagem pessoal | Atualizar a mensagem pessoal visível aos utilizadores | Qualquer |
Atualização em massa de mensagem pessoal | Alterar a mensagem pessoal para vários perfis ao mesmo tempo | Qualquer |
Gerir Contactos de E-mail | Criar e gerir listas de contactos | Qualquer |
Ver Histórico de E-mail | Consultar emails enviados | Qualquer |
Criar Etiquetas de Correio | Criar etiquetas para correspondência postal | Qualquer |
Criar Lista de Telefones | Gerar uma lista de contactos telefónicos | Qualquer |
Modelos de E-mail | Criar e gerir modelos reutilizáveis | Qualquer |
Gerir notícias atuais para voluntários | Atualizar notícias no portal do voluntário | Voluntário |
Gerir Mensagem Atual para os Administradores | Atualizar a mensagem interna para administradores | Administrador |
Ver Entradas do Registo de Notas | Consultar notas registadas nos perfis | Qualquer |
Adicionar Entradas do Registo de Notas | Adicionar notas individuais | Qualquer |
Adicionar Entradas do Registo de Notas em Massa | Criar a mesma nota para vários perfis | Qualquer |
Gerir Mensagem de Aniversário | Configurar mensagens automáticas de aniversário | Qualquer |
Gerenciar Mensagem de Aniversário dos Voluntários | Configurar mensagens automáticas de aniversário de serviço | Voluntário |
Atividades
Atividades
Controla o acesso às atividades no menu Configurações > Atividades — permite ver e gerir Atividades, modelos de turnos e grupos de Interesses Gerais.
Capacidade | Exemplo de Utilização | Módulo |
Ver Atividades | Consultar a lista de Atividades e turnos disponíveis | Voluntário |
Gerir Atividades | Criar, editar ou desativar Atividades e respetivas definições | Voluntário |
Gerir Modelos de Turno | Criar e editar modelos reutilizáveis de turnos | Voluntário |
Gerir Interesses Gerais | Criar e gerir categorias de Interesses Gerais associados às Atividades | Voluntário |
Configurações
Configurações
Permite ao Administrador Limitado aceder a ferramentas de configuração fundamentais da sua organização: Campos Personalizados, Qualificações, Comitês, Questionários, Medalhas, Módulos de eLearning, e outras definições estruturais.
Capacidade | Exemplo de Utilização | Módulo |
Campos Personalizados | Criar ou modificar campos adicionais usados nos perfis | Qualquer |
Qualificações | Criar, editar ou definir regras de qualificações | Voluntário |
Campos de Feedback | Criar ou gerir campos de feedback | Voluntário |
Comitês | Criar e gerir comités | Voluntário |
Configurações da Organização | Alterar definições gerais da organização (branding, preferências, etc.) - saiba mais nos paineis de informação | Qualquer |
Configurações Gerais de Voluntários | Saiba o que está incluído no painel de informação | Voluntário |
Links para o seu site | Criar e gerir links diretos para páginas específicas | Qualquer |
Biblioteca de Documentos | Ver, criar e gerir ou apagar ficheiros da biblioteca de documentos. Se tiver acesso ao email pode utilizar estes documentos para enviar em anexo | Qualquer |
Módulos de eLearning | Criar e gerir módulos de formação | Voluntário |
Ver Módulos de eLearning | Consultar os módulos de eLearning existentes | Voluntário |
Gerir Módulos de eLearning | Editar, ativar/desativar ou reorganizar módulos de eLearning | Voluntário |
Medalhas | Criar e gerir medalhas atribuídos a voluntários | Voluntário |
Questionários | Criar ou editar questionários | Qualquer |
Ver questionários | Consultar questionários existentes e respetivas configurações | Qualquer |
Gerenciar questionários | Editar definições, ativar/desativar ou ajustar disponibilização | Qualquer |
Outras Configurações
Outras Configurações
Estas capacidades dão acesso a ferramentas administrativas adicionais, como registar horas, gerar relatórios, usar a pesquisa rápida, gerir ficheiros e configurar subscrições de calendário. Incluem também permissões avançadas, como gerar relatórios de dados sem processar e atribuir voluntários a turnos.
Capacidade | Exemplo de Utilização | Módulo |
Pesquisa Rápida | Procurar rapidamente um utilizador pelo nome ou email na barra de pesquisa | Qualquer |
Ver Voluntários que estão Trabalhando | Ver que voluntários têm o relógio de ponto ativo | Voluntário |
Registar Horas | Registar horas em nome de um voluntário, assim como editar, apagar e aprovar horas | Voluntário |
Relatórios e Guias da Programação | Aceder a relatórios de Horário e separador Programação no perfil do voluntário | Voluntário |
Relatórios de Horas e Feedback | Gerar relatórios de horas e de feedback | Voluntário |
Permitido gerar todos os relatórios de dados sem processar | Exportar relatórios completos de dados em bruto Ver painel de informação para saber quais os relatórios incluídos | Qualquer |
Permissão para agendar / atribuir voluntários | Agendar ou atribuir voluntários a turnos manualmente | Qualquer |
Fazer o upload, Editar ou Apagar arquivos no gestor de arquivos de rich text | Gerir ficheiros usados ao editar uma caixa de texto (por exemplo nas descrições das atividades, Interesses gerais, ou módulos de elearning) | Qualquer |
Inserir imagens ou links para arquivos em um e-mail | Inserir ficheiros diretamente no corpo de um email | Qualquer |
Inserir vídeos, imagens, ou links para arquivos em áreas de texto rico diferentes de e-mail | Adicionar multimédia noutras caixas de texto (por exemplo nas descrições das atividades, Interesses gerais, ou módulos de elearning) | Qualquer |
Gerir Chaves de API | Gerir chaves de API para integrações externas | Qualquer |
Amigos de Better Impact | Aceder às funcionalidades de Amigos de Better Impact | Qualquer |
Encontrar um Amigo | Localizar outros administradores para apoio/mentoria | Qualquer |
Atualizar o Perfil do Amigo | Atualizar o seu próprio perfil de Amigo | Qualquer |
Minha Biblioteca de Documentos | Aceder à biblioteca pessoal de ficheiros do administrador | Qualquer |
Ver respostas do questionário | Consultar respostas de questionários | Qualquer |
Gerenciar assinaturas do calendário | Criar/editar links de subscrição de calendário | Voluntário |
Gerenciar Pesquisas De Usuários Salvas Compartilhadas | Criar ou gerir pesquisas guardadas partilhadas | Qualquer |
Gerenciar Relatórios Salvos Compartilhados | Criar ou gerir relatórios guardados partilhados | Qualquer |
Integrações Opcionais
Integrações Opcionais
A capacidade Gerenciar Verificações de Antecedentes da Verified First pode ser visível no seu menu, mas só está disponível para organizações localizadas nos Estados Unidos. Para todas as outras regiões, esta opção não terá funcionalidade.
Preferências de Visualização
- Painel Principal; Contraste; Tamanho da Fonte -
Os administradores podem personalizar partes da sua interface para tornar a informação mais fácil de ler e mais rápida de aceder. Estas definições são pessoais para cada administrador e aplicam-se automaticamente a todas as organizações/sub-contas às quais têm acesso.
(Estas opções não estão disponíveis ao nível da Entidade / Coletivo, exceto quando indicado.)
Preferências de Personalização
Os administradores podem personalizar a forma como a sua área administrativa é apresentada e como a informação é exibida. Estas definições são pessoais a cada administrador e acompanham-no em todas as contas da Organização às quais tenha acesso.
Configurações Gerais - Tema; Tamanho da Fonte; Acessibilidade
Configurações Gerais - Tema; Tamanho da Fonte; Acessibilidade
Definições de Contraste (Modo Escuro)
A definição de contraste é específica de cada administrador e será aplicada automaticamente a todas as contas da Organização e da Entidade / Coletivo associadas ao seu perfil.
Como ajustar o contraste:
Aceda ao menu Meu Perfil (ícone azul do perfil ou a sua fotografia, no canto superior direito) e clique em “Preferências de Personalização”.
Na secção “Configurações Gerais”, selecione o Tema pretendido no menu pendente:
Clássico
Modo Escuro
Clique no botão [Guardar].
Tamanho de Fonte Personalizado
A definição de tamanho de fonte personalizado é específica de cada administrador e aplica-se automaticamente a todas as contas de Organização e Entidade / Coletivo associadas ao seu perfil.
Aceda ao menu Meu Perfil (ícone azul do perfil ou a sua fotografia, no canto superior direito) e clique em “Preferências de Personalização”.
Na secção Configurações Gerais, selecione o Tamanho de Fonte pretendido no menu pendente.
Clique no botão [Guardar].
Embora a maioria dos textos seja automaticamente ajustada para o novo tamanho de fonte, nem todas as áreas da interface são afetadas por esta definição.
Se necessitar de um tamanho de letra adicionalmente maior ou menor, recomendamos utilizar a função de zoom in / zoom out disponível no seu dispositivo/browser.
Ferramenta de Acessibilidade
A Ferramenta de Acessibilidade pode ser ativada para melhorar a legibilidade e a navegação dentro da interface administrativa. Esta definição é específica de cada administrador. Quando ativada, pode também ser utilizada pelos voluntários.
Aceda ao menu Meu Perfil (ícone azul do perfil ou a sua fotografia, no canto superior direito) e clique em “Preferências de Personalização”.
Na secção Configurações Gerais, selecione se pretende Ativar ou Desativar a Ferramenta de Acessibilidade.
Clique no botão [Guardar].
Nota
Para que esta opção esteja disponível, o widget de Acessibilidade deve primeiro ser ativado pela equipa de suporte.
Veja este artigo para mais informação.
Painel Principal do Administrador
Painel Principal do Administrador
Os administradores podem personalizar a forma como o seu painel principal é apresentado, escolhendo quais widgets aparecem e em que posição. Estas definições são específicas de cada administrador e aplicam-se a todas as contas da Organização às quais o administrador tenha acesso.
Nota: Esta funcionalidade está disponível apenas ao nível da Organização; não está disponível na conta da Entidade / Coletivo.
Aceda ao menu do Meu Perfil (o ícone azul de perfil, ou a sua fotografia, no canto superior direito) e clique em “Preferências de Personalização”.
Na secção Painel Principal, utilize os menus suspensos para definir a posição dos widgets disponíveis.
Alguns widgets permitem ainda escolher um tamanho adicional usando o menu pendente associado à direita.
Após selecionar um widget, este será mostrado na janela de Pré-visualização à direita e deixará de aparecer como opção nos restantes menus pendentes.
Se desejar mover um widget já selecionado, remova-o primeiro da posição atual para poder atribuí-lo a outra.
Clique no botão [Guardar].
Mudar para a Vista de Voluntário/Utilizador
Os administradores podem, temporariamente, alternar da sua interface de administração para a Vista de Utilizador / Voluntário, permitindo ver exatamente como o portal aparece para um utilizador. Esta funcionalidade é útil para testar visibilidade, navegação ou alterações de configuração.
Isto não é uma simulação de outro utilizador.
Não é possível “representar” ou aceder à conta de um voluntário específico.
Enquanto estiver na Vista de Utilizador / Voluntário, verá o sistema exatamente como um voluntário com o seu próprio Estado, Qualificações e configurações veria.
Poderá ver Vista de Voluntário ou Utilizador de acordo com os módulos ativos no seu perfil.
Para poder aceder à Vista de Utilizador (Vista de Voluntário, Cliente, Doador ou Membro), é necessário adicionar esse módulo ao seu próprio perfil de administrador.
Tenha em atenção que, depois de adicionar o módulo, poderá demorar cerca de 15 minutos até que a opção de alternar para a Vista de Utilizador / Voluntário fique disponível no seu perfil de administrador.
Também poderá ser necessário atualizar o navegador ou terminar sessão e voltar a iniciar.
Adicionar o módulo de VOLUNTÁRIO (ou outro) ao seu perfil
Adicionar o módulo de VOLUNTÁRIO (ou outro) ao seu perfil
Aceda ao menu Meu Perfil > Editar Perfil
No separador Principal, clique em Diversos
Selecione “Voluntário” (ou Cliente / Doador / Membro, conforme o módulo necessário)
No campo Estado, escolha qualquer opção exceto Arquivado
Clique em Adicionar ao Módulo
Aceder à Vista de Utilizador
Aceder à Vista de Utilizador
Aceda ao menu Meu Perfil (o ícone azul no canto superior direito) e clique em “Mudar para Vista de Utilizador / Voluntário”.
Regressar à Vista de Administrador
Regressar à Vista de Administrador
Clique em “Mudar para Vista de Administrador” (entre os botões Ajuda e Sair).
Dicas e Notas
Se a sua organização tiver configurações que exigem aprovação para o registo de horas, repare que quaisquer horas registadas enquanto estiver na Vista de Utilizador/Voluntário não irão requerer aprovação, uma vez que está tecnicamente autenticado como administrador, e administradores podem registar horas sem aprovação.
Se pretende garantir que você — ou outros administradores que não são voluntários, clientes ou doadores — não aparecem nos relatórios, poderá considerar alterar a Data de Admissão do perfil para uma data fora de qualquer intervalo possível de relatórios (por exemplo, uma data anterior à aquisição do Better Impact).
Pré-visualizar como um utilizador fictício / de teste (não é a Vista de Utilizador)
Pré-visualizar como um utilizador fictício / de teste (não é a Vista de Utilizador)
Em alguns casos, é preferível utilizar um perfil fictício criado apenas para testes — especialmente quando vários administradores precisam de visualizar o portal como um utilizador.
Pode iniciar sessão nesse perfil fictício em MyImpactPage.com utilizando um navegador diferente (por exemplo, Chrome vs. Firefox), para evitar que a sua sessão de administrador seja encerrada automaticamente.
Embora alternar para a Vista de Utilizador/Voluntário a partir da sua conta de administrador ofereça algumas vantagens, existem situações em que é melhor criar um perfil de utilizador fictício, em vez de adicionar o módulo de Voluntário (ou outro) ao seu próprio perfil de administrador.
Um perfil fictício pode ser partilhado entre vários administradores, pode ser configurado para testar funcionalidades específicas e garante que perfis adicionais (associados a administradores) não serão acidentalmente incluídos nos seus relatórios. Esta abordagem é especialmente recomendada para organizações com muitos administradores.
Para utilizar este método, inicie sessão em MyImpactPage.com com o nome de utilizador e palavra-passe do utilizador fictício, num navegador diferente daquele utilizado para aceder como administrador (por exemplo: administrador no Chrome, perfil de teste no Firefox).
Se utilizar um novo separador ou janela no mesmo navegador, acabará por encerrar automaticamente a sessão de administrador — e vice-versa.
Dica
Se quiser garantir que o perfil fictício — que não corresponde a um utilizador real — não aparece nos relatórios, poderá ajustar a Data de Admissão para uma data fora de qualquer intervalo possível de relatórios (por exemplo, uma data anterior à aquisição do Better Impact).
Assinaturas de Calendário do Administrador
As subscrições de calendário permitem ligar as suas programações de atividades a um calendário externo, como o Gmail, Outlook, etc.
As seguintes informações são transferidas
Categoria de atividade
Nome da atividade
Data e hora
Note que as atribuições dos voluntários não estão disponíveis através deste recurso.
Podem ser criadas assinaturas de calendário para:
Todas as atividades
Categoria de atividade única
Atividade única
As assinaturas NÃO são específicas do administrador, pelo que qualquer administrador com acesso às Assinaturas de Calendário poderá utilizar uma assinatura criada anteriormente por outra pessoa. As subscrições do calendário também são públicas, pelo que qualquer pessoa com o link, independentemente do acesso administrativo, pode utilizá-lo. Para revogar o acesso, vai querer eliminar a assinatura.
Apenas as atividades ativas estão incluídas nesta subscrição, e mostrará os turnos até 7 dias no passado e 120 dias no futuro.
Criar nova assinatura de calendário
Criar nova assinatura de calendário
Ir para: Configuração >> Recursos >> Assinaturas de calendário
Selecione [Criar assinatura de calendário]
Assinatura – dê um nome a esta assinatura para que a possa identificar facilmente no futuro
Descrição – Forneça a descrição da assinatura
Categoria – Selecione a categoria de atividades a incluir
Atividade – Selecione uma atividade específica
Selecione [Guardar]
Recuperar URL de assinatura do calendário
Recuperar URL de assinatura do calendário
Ir para: Configuração >> Recursos >> Assinaturas de calendário
Utilize o ícone de opções junto à assinatura para selecionar [Ver]
Copie o URL
Navegue até ao programa de calendário ao qual pretende adicionar esta subscrição.
Instruções adicionais para adicionar uma subscrição de calendário ao seu calendário específico podem ser encontradas online
Editar assinatura do calendário
Editar assinatura do calendário
Ir para: Configuração >> Recursos >> Assinaturas de calendário
Utilize o ícone de opções junto à assinatura para selecionar [Editar]
Faça as alterações pretendidas
Selecione [Guardar]
Apagar assinatura do calendário
Apagar assinatura do calendário
Ir para: Configuração >> Recursos >> Assinaturas de calendário
Utilize o ícone de opções junto à assinatura para selecionar [Apagar]
Confirme a sua seleção selecionando novamente [Apagar]
Gerir Administradores a partir da Conta do Coletivo
As ferramentas ao nível da Entidade / Coletivo permitem que Administradores de Entidade possam atribuir, promover, editar e remover Administradores da Entidade, assim como gerir centralmente o acesso dos Administradores de Organização em várias subcontas.
Funcionalidades exclusivas da Entidade / Coletivo, como Grupos de Segurança e Perfis de Administrador de Configuração, permitem um controlo mais granular sobre a que Organizações / subcontas um Administrador de Entidade pode aceder e quais as opções do menu da Entidade / Coletivo que lhe são disponibilizadas.
Esta secção explica como gerir os próprios Administradores de Entidade, assim como controlar as definições dos Administradores de Organização a partir da Entidade / Coletivo e como utilizar ferramentas específicas como os Grupos de Segurança.
Gerir o Acesso dos Administradores de Organização
Os Administradores Completos da Entidade / Coletivo podem, através desta funcionalidade, controlar o acesso e as definições que os Administradores de Organização têm nas diversas subcontas.
Isto permite-lhe mover ou adicionar um Administrador a uma ou várias subcontas.
Mover ou Adicionar Administradores a Subcontas
Mover ou Adicionar Administradores a Subcontas
Vá a Pessoas > Administradores da Organização
Pesquise o Administrador da Organização (por nome de utilizador ou dados de contacto).
Nos resultados, abra o menu Opções ao lado do nome e selecione Gerir acesso de [nome].
Para cada Organização / Subconta:
Abra o menu Opções ao lado da conta que pretende atualizar
OUSelecione várias contas → utilize o menu suspenso para aplicar alterações em massa
Depois:
Escolha a ação (por exemplo: adicionar/atualizar função de administrador, atualizar configurações).
Clique em Guardar.
Notas
Se não vir esta opção e desejar que esta funcionalidade esteja disponível para a sua Entidade / Coletivo, o Administrador Principal deverá contactar a equipa de suporte da Better Impact.
As opções de notificação disponíveis dependem dos módulos que cada Organização selecionada tem ativos.
Perfis de Administrador de Configuração da Entidade / Coletivo vs. Grupos de Segurança
Ambas as ferramentas definem limites administrativos ao nível da Entidade / Coletivo, mas de formas diferentes.
Grupos de Segurança limitam onde um Administrador de Entidade pode aceder — restringindo-o a um conjunto específico de Organizações dentro da Entidade / Coletivo.
Perfis de Administrador para Configuração limitam o que um Administrador de Entidade pode fazer — restringindo o acesso a funcionalidades e a itens de configuração específicos no menu da Entidade / Coletivo.
| Perfis de Administrador de Configuração | Grupos de Segurança |
Finalidade | Restringir o acesso a menus e definições específicas de configuração ao nível da Entidade. | Limitar o acesso administrativo, ao nível da Entidade, a um conjunto definido de Organizações. |
Utilização Comum | Permitir acesso apenas à configuração (ex.: branding, links, qualificações) sem conceder controlo total da Entidade. | Refletir estruturas regionais ou departamentais e restringir a visibilidade da Entidade de acordo com essas divisões. |
Afeta | Funcionalidades e opções do menu de configuração. | Visibilidade das Organizações / sub-contas. |
Onde Gerir | Pessoas > Administradores > Funções de administrador para a configuração de entidade | Pessoas > Administradores > Grupos de Segurança |
Disponível Em | Contas de Entidade - depende do pacote contratado | Contas de Entidade - depende do pacote contratado |
Exemplo Prático | Dar a um responsável de TI permissão apenas para atualizar a Personalização/ Branding da Entidade | Permitir que um coordenador regional veja e comunique apenas com as Organizações da sua região. |
Acesso de Administrador da Entidade
Os administradores da Entidade / Coletivo podem receber um dos seguintes níveis de acesso:
Acesso de Administrador Completo
Acesso através de Grupo de Segurança
Adicionar um Novo Administrador da Entidade / Coletivo
Adicionar um Novo Administrador da Entidade / Coletivo
Vá a Pessoas > Administradores > Administradores da Entidade
No final da página, clique em [Criar Administrador Coletivo].
Preencha todos os campos obrigatórios.
Em Função, escolha:
Administrador Completo, para acesso total, ou
Grupo de Segurança, para limitar o acesso apenas a determinadas Organizações, ou
Administrador de Configuração, para limitar o acesso apenas a funcionalidades de configuração
Clique em [Criar Administrador Coletivo].
Promover um Administrador de Organização
Promover um Administrador de Organização
Vá a Pessoas > Administradores > Administradores da Entidade.
No final da página, clique em [Promover Administrador de Conta].
Procure a pessoa a promover.
Se existirem vários resultados, selecione o correto.
Em Função, escolha entre:
Administrador Completo
Grupo de Segurança
Administrador de Configuração (apenas contas atualizadas)
Clique em [Adicionar Administrador Selecionado].
Editar Acesso de um Administrador da Entidade
Editar Acesso de um Administrador da Entidade
Vá a Pessoas > Administradores > Administradores da Entidade.
No ícone de Opções, escolha Atualizar Função do Administrador.
Selecione a nova função.
Se não for acesso completo, escolha o Grupo de Segurança ou o Perfil de Configuração aplicável.
Clique em [Guardar Função].
Ver Administradores da Entidade / Coletivo
Ver Administradores da Entidade / Coletivo
Vá a Pessoas > Administradores > Administradores da Entidade.
No ícone de Opções, selecione Ver.
Remover um Administrador da Entidade / Coletivo
Remover um Administrador da Entidade / Coletivo
Vá a Pessoas > Administradores > Administradores da Entidade.
No ícone de Opções, selecione Remover Administrador.
Confirme clicando em [Remover Administrador].
Nota
Remover um administrador aqui remove apenas o acesso à Entidade / Coletivo.
Se também tiver acesso a Organizações (subcontas), esse acesso deve ser removido separadamente nessas contas.
Administrador para a Configuração
Um Administrador para Configuração da Entidade pode ter o seu acesso limitado apenas a determinadas opções de menu ao nível da Entidade. Isto permite-lhe criar administradores que só podem aceder a funcionalidades específicas de configuração e aos respetivos itens de menu, sem terem acesso total à Entidade.
A disponibilidade desta função irá depender do pacote contratado.
Para poder utilizá-la, a funcionalidade deve primeiro ser ativada pela equipa de suporte.
Opções disponíveis
Opções disponíveis
Ao criar ou editar um Administrador para Configuração da Entidade, estarão disponíveis as seguintes capacidades:
Categoria | Capacidades Incluídas |
Configuração Básica |
|
Configuração da Entidade / Coletivo |
|
Configuração de Comunicações |
|
Configuração de Atividades |
|
Outras Configurações |
|
* Algumas opções requerem módulos específicos.
Adicionar uma Nova Função de Administrador de Configuração
Adicionar uma Nova Função de Administrador de Configuração
Vá a Pessoas > Administradores > Administradores da Entidade / Coletivo.
Clique no botão [+] no cabeçalho Função de Administrador de Configuração da Entidade / Coletivo (ou clique em [+ Nova Função de Administrador de Configuração da Entidade / Coletivo]).
Introduza um nome para a função (obrigatório, máximo de 200 caracteres).
(Opcional) Introduza uma descrição, visível apenas para administradores com acesso total.
Selecione os Módulos aos quais esta função terá acesso.
Selecione as Capacidades que deseja atribuir. Pode clicar no ícone [?] para consultar informações detalhadas sobre cada capacidade.
Clique no botão [Guardar].
Ver uma Função de Administrador para Configuração
Ver uma Função de Administrador para Configuração
Vá a Pessoas > Administradores > Funções de Administrador para Configuração da Entidade
Passe o cursor sobre o ícone de Opções ao lado da função
Clique em Vista
Será aberta uma janela de consulta onde poderá visualizar todos os módulos e capacidades incluídos na função
Tip
Pode imprimir esta visualização clicando no ícone de impressora no canto superior direito da janela.
Editar uma Função de Administrador de Configuração
Editar uma Função de Administrador de Configuração
Vá a Pessoas > Administradores > Funções de Administrador de Configuração da Entidade
Passe o cursor sobre o ícone de Opções junto à função que pretende editar
Clique em Editar
Atualize o Nome da Função, a Descrição, os Módulos e/ou as Capacidades conforme necessário
Clique no botão [Guardar]
Apagar uma Função de Administrador de Configuração
Apagar uma Função de Administrador de Configuração
Vá a Pessoas > Administradores > Funções de Administrador de Configuração da Entidade
Passe o cursor sobre o ícone de Opções junto à função que pretende eliminar
Clique em Apagar
Confirme clicando no botão [Apagar]
Dicas
Ao criar uma Função de Administrador de Configuração da Entidade, pode selecionar quais os módulos (Administrador, Voluntário, etc.) e quais as capacidades de configuração que essa função irá incluir.
Isto permite-lhe ajustar as permissões ao nível da Entidade para funções administrativas muito específicas - como identidade visual (branding), links, qualificações ou módulos de eLearning - sem conceder acesso total à Entidade.
Pense nas Funções de Administrador de Configuração como o equivalente, ao nível da Entidade, das Funções de Administrador Limitado nos subcontas:
estas controlam quais menus de configuração uma pessoa pode aceder, e não quais organizações pode visualizar.
Grupos de Segurança
Um Grupo de Segurança é utilizado para limitar o acesso administrativo ao nível da Entidade a um conjunto específico de contas dentro da Entidade.
Estes grupos são frequentemente configurados para refletir estruturas regionais ou departamentais, contudo não é obrigatório.
A disponibilidade desta funcionalidade depende do pacote contratado.
Adicionar um Novo Grupo de Segurança
Adicionar um Novo Grupo de Segurança
Aceda a Pessoas > Administradores > Grupos de Segurança.
Clique no botão [+] no cabeçalho “Grupo de Segurança” (ou no botão [+ Novo Grupo de Segurança]).
Introduza um nome para o Grupo de Segurança (máximo 100 caracteres).
Selecione os Módulos que irão utilizar este Grupo de Segurança.
Selecione as Organizações que farão parte do Grupo de Segurança.
Defina se os administradores podem ver emails enviados por qualquer administrador ou apenas os que eles próprios enviaram (predefinição).
Defina se os administradores podem ver mensagens de texto enviadas por qualquer administrador ou apenas as que eles próprios enviaram (predefinição).
Defina se os administradores podem ver entradas do registo de notas adicionadas por qualquer administrador ou apenas as que eles próprios adicionaram (predefinição).
(Opcional) Introduza uma Descrição.
Clique no botão [Guardar].
Ver ou Editar um Grupo de Segurança
Ver ou Editar um Grupo de Segurança
Aceda a Pessoas > Administradores > Grupos de Segurança.
Pase o cursor sobre o ícone de Opções junto ao Grupo de Segurança.
Clique em “Ver” ou “Editar”.
Para editar, faça as alterações necessárias.
Clique em [Guardar].
Eliminar Grupos de Segurança
Eliminar Grupos de Segurança
Aceda a Pessoas > Administradores > Grupos de Segurança.
Pase o cursor sobre o ícone de Opções junto ao Grupo de Segurança.
Clique em “Eliminar”.
Clique em [Eliminar] para confirmar.
Nota
Não é possível eliminar um Grupo de Segurança que tenha administradores associados.
Dicas
Ao criar um novo Grupo de Segurança, irá definir quais os módulos e quais as Organizações a que se aplica e configurar as preferências de visibilidade relativas ao histórico de emails e registo de notas.
Estas definições determinam se os administradores do grupo podem ver mensagens ou notas criadas por todos os administradores das Organizações incluídas ou apenas as próprias.
Administradores associados a um Grupo de Segurança podem pesquisar, comunicar e aceder a relatórios nas Organizações atribuídas ao grupo, mas não podem gerir configurações, definições ou dados das Organizações ao nível da Entidade.
Sugestão: Utilize nomes claros e estruturados por região (por exemplo, Administradores Região Norte) para garantir que mais tarde seja fácil identificar a qual grupo cada administrador da Entidade deve pertencer.
Notas Finais
Uma configuração clara e intencional dos acessos de administrador ajuda a proteger dados, reduzir confusão e garantir que cada administrador apenas vê e gere aquilo que é apropriado ao seu papel.
Quer esteja a trabalhar ao nível de uma Organização ou em várias contas ao nível da Entidade, compreender como os papéis, módulos, capacidades e Grupos de Segurança interagem tornará a gestão de acessos mais segura e mais simples de manter ao longo do tempo.
Se alguma definição precisar de ser ajustada, poderá sempre atualizar papéis, modificar capacidades ou rever acessos diretamente através do perfil do administrador ou utilizando as ferramentas da Entidade apresentadas acima.