O serviço de correio do Yahoo lembra-nos que os spammers escrevem para muitas pessoas que não querem o seu e-mail, então os seus filtros anti-spam são desenhados para identificar esse comportamento. Um dos padrões que estes têm em conta para identificar um spammer é se existe uma percentagem muito alta de entrevistados que optaram por mover o e-mail para o servidor de spam.

Para evitar ser identificado como spammer, não envie um e-mail, para todas as pessoas, que contenha muitas mensagens diferentes destinadas a diferentes grupos de pessoas. Filtre essa lista de modo a enviar apenas as informações pertinentes para as pessoas certas em cada um dos e-mails. Os destinatários preferem receber dois e-mails com mensagens separadas, onde ambos se destinem aos mesmos, do que um longo e-mail com uma mistura de informações, algumas das quais não têm nada a ver com os mesmos.

Uma das nossas clientes teve um e-mail identificado como spam por mais de um dos grandes fornecedores de internet porque incluiu a frase “Bilhetes grátis”. Era uma oferta totalmente legítima que estava a fazer ao seu público-alvo, mas muitos spammers têm utilizado palavras semelhantes.

A Sendgrid.com diz-nos que “Infelizmente, não há uma lista completa de palavras que servem de gatilho de spam. Além disso, o seu e-mail nem sempre vai acabar por ser considerado spam simplesmente por usar uma palavra que seja considerada como gatilho de spam. A chave aqui é lembrar que um filtro de spam tenta remover anúncios comerciais e promoções. Então, de um modo geral, palavras que são comuns nestes e-mails devem ser evitadas ou usadas moderadamente.” Há vários sites que mostram quais são as palavras que servem de gatilho de spam e frases de phishing a evitar nas linhas de assunto.

Se o seu e-mail passa pelos filtros de spam, ainda tem de evitar que este seja confundido com spam ou informações desnecessárias e excluído sem sequer ter sido visto.

A Mindtools.com sugere que encaremos as linhas de assunto um pouco como manchetes de jornal. “Uma manchete tem duas funções: captar a sua atenção, e informar sobre de que se trata o artigo, para que possa decidir se quer ler mais. As linhas de assunto do e-mail precisam de fazer exatamente a mesma coisa! Escolha bem as palavras, de modo a que o destinatário, ao dar uma vista de olhos, saiba, aproximadamente, de que se trata o email. Obviamente, assim como seria ridículo publicar um jornal sem manchetes, nunca deixe a linha de assunto em branco. E-mails com linhas de assunto por preencher são – por norma – spam!”

A Mail Chimp analisou mais de 40 milhões de e-mails enviados por clientes e descobriu que 9 das 10 maiores taxas de abertura tinham o nome da empresa nos mesmos

Exemplos:

De um modo geral, anexos .jpg, .gif, .png e .pdf são seguros para enviar, desde que inclua algum conteúdo extra no e-mail. No entanto, anexos executáveis ou comprimidos como .exe, .zip, .swf, etc. devem ser completamente evitados.

A Techrepublic.com sugere: “Não anexe arquivos grandes a um e-mail; nada acima de um ou dois megabytes deve ser enviado por e-mail. Os anexos no e-mail consomem quantidades excessivas de espaço no servidor de e-mail e de largura de banda de rede e são muitas vezes os culpados por trás de surtos de vírus.” Por causa da sua ligação com vírus, e-mails que contêm anexos podem ter uma maior probabilidade de serem considerados spam se outros elementos do e-mail forem semelhantes a spam. Muitas fontes online concordaram com a limitação do tamanho do arquivo de anexos, não apenas num só anexo, mas como também num todo. Algumas caixas de entrada têm limites de capacidade; e-mails com anexos grandes podem reivindicar demasiado espaço e por isso não serem mantidos.

Normalmente a lista de spammers apresenta uma percentagem maior de endereços de e-mail anormais do que listas legítimas. Uma ótima maneira de parecer um spammer é incluir um endereço de e-mail anormal na maior parte dos seus e-mails, especialmente quando continua a enviá-los para o mesmo endereço.