Depois de configurar as suas atividades, é altura de designar os seus voluntários para as mesmas.
Existem várias formas de o fazer:
Da Lista Não Programada (atividades não programadas/sazonais)
Da Lista Não Programada (atividades não programadas/sazonais)
DICA: Pode clicar no botão [+] no cabeçalho ou ao lado de uma Atividade para ver quem está atualmente atribuído. Ao clicar no nome de uma Atividade, pode clicar no botão [Imprimir] no cabeçalho para imprimir os detalhes da Atividade e a lista de candidatos(as) a atribuir.
Vá a: Atribuir >> A partir da Lista Não Programada
Opcional: Para longas listas de atividades, utilize os filtros no painel superior e clique no botão verde [Filtrar Atividades]. Estas seleções podem ser feitas com os seus filtros predefinidos
Clique no nome da Atividade desejada; a janela ‘Atribuir Pessoas Voluntárias’ irá abrir-se.
Filtros: Selecione quaisquer filtros aplicáveis para exibir uma lista de candidatos(as) para o turno
Clique no botão [Pesquisar]. Pode fazer destes os seus filtros predefinidos para serem utilizados.
Opcional: Comunicar com pessoas voluntárias correspondentes ao marcar a caixa ao lado de cada pessoa voluntária, desça e escolha “enviar e-mail” ou “enviar mensagem de texto”, a partir do menu pendente “Comunicar com Selecionado”.
Clique no botão [Atribuir] ao lado de cada pessoa voluntária que deseja atribuir ao turno.
Em alternativa, marque a caixa ao lado de cada pessoa voluntária que deseja atribuir, desça e clique no botão [Atribuição Selecionada].
Clique no botão [Fechar] quando tiver terminado a designação de pessoas voluntárias para a Atividade
Da Lista Programada
Da Lista Programada
DICA: Pode clicar no botão [+] no cabeçalho ou ao lado de uma Atividade para ver quem está atualmente atribuído. Ao clicar no nome de uma Atividade, pode clicar no botão [Imprimir] no cabeçalho para imprimir os detalhes da Atividade e a lista de candidatos(as) a atribuir
Vá a: Atribuir >> A partir da Lista Programada no menu da barra lateral
Opcional: Para longas listas de atividades, utilize os filtros no painel superior e clique no botão verde [Filtrar Atividades]
Clique no nome da atividade; abrir-se-á uma janela ‘Atribuir Pessoas Voluntárias’.
Filtros: Selecione quaisquer filtros aplicáveis para exibir uma lista de candidatos(as) para o turno
Clique no botão [Pesquisar]. Pode fazer destes os seus filtros predefinidos para serem utilizados.
Opcional: Comunicar com pessoas voluntárias correspondentes ao marcar a caixa ao lado de cada pessoa voluntária, desça e escolha “enviar e-mail” ou “enviar mensagem de texto”, a partir do menu pendente “Comunicar com Selecionado”.
Clique no botão [Atribuir] ao lado de cada pessoa voluntária que deseja designar para o turno.
Em alternativa, marque a caixa ao lado de cada pessoa voluntária que deseja designar, desça e clique no botão [Atribuição Seleccionada].
Clique no botão [Fechar] quando tiver terminado a atribuição de pessoas voluntárias ao turno
Do Calendário
Do Calendário
Vá a: Agendar >> Calendário
Clique no botão Mês Anterior ou Próximo Mês para mostrar o período de dois meses desejado
Opcional: Nos “Filtros”, pode escolher que Categoria de Atividades ou Atividade específica quer ver
Selecione as datas desejadas:
Para atividades agendadas numa data ou um mês inteiro: Coloque o rato sobre o quadrado de uma data ou o cabeçalho do mês para ver a lista de estados (Desocupado, Inscrito, Agendado, Confirmado). O primeiro número representa o número de turnos com o estado. O segundo número é o número total de turnos nessa data/mês
Para mostrar todos os turnos para essa data/mês, clique no link para a data/mês no início da mensagem pop-up
Para mostrar todos os turnos para um estado específico, clique no link desejado na caixa na mensagem pop-up
Para atividades agendadas num intervalo de tempo: Clique na área numerada (secção cinzenta) do quadrado de uma única data para selecionar a primeira data do intervalo de tempo. Clique na área numerada de outro quadrado de uma única data para selecionar o fim do intervalo de tempo. Todos os turnos nesse intervalo de tempo vão ser apresentados em baixo
Clique no nome da Atividade para o turno desejado
Filtros: Selecione quaisquer filtros aplicáveis para mostrar a lista de candidatos para o turno
Clique no botão [Pesquisa]. Pode fazer com que estes sejam os seus filtros predefinidos
Opcional: Comunique com as pessoas voluntárias compatíveis selecionando a caixa ao lado de cada pessoa, descendo a página e escolhendo “enviar email” ou “enviar mensagem de texto”, do menu pendente “Comunicar com os Selecionados”
Clique no botão [Agendar] ao lado de cada pessoa voluntária que quer agendar para o turno
Alternativamente, selecione a caixa ao lado de cada pessoa voluntária que quer agendar, desça a página e clique no botão [Agendar os Selecionados]
Clique no botão [Fechar] quando terminar de agendar voluntários para o turno
Da Lista de Inscrições Pendentes
Da Lista de Inscrições Pendentes
Sobre esta funcionalidade
A Lista de Inscrições Pendentes é uma lista de voluntários que manifestaram interesse numa atividade/turno que não tem a auto programação ativado ou está visível para um grupo mais alargado do que aqueles que têm permissão para auto programação. Os administradores podem optar por designar estes voluntários ou recusar o pedido.
Nota: também pode encontrar esta lista de inscrições pendentes no painel do administrador:
Vá para Atribuir >> a partir da lista de inscrições pendentes
Para listas longas de voluntários, utilize os filtros no painel superior e clique no botão verde [Filtrar inscrições]
Passe o rato sobre o ícone Opções à esquerda do nome de um voluntário (inscrição)
Clique em “Atribuir”
Outras opções de ação no menu suspenso incluem: Visualizar detalhes da inscrição, Apagar inscrição, Visualizar voluntário, Editar voluntário ou Enviar e-mail
Opcional: selecione várias inscrições marcando a caixa ao lado do nome ou “Selecionar tudo” na parte inferior da lista
No menu suspenso “Escolher ação em massa”, selecione:
“Atribuir as inscrições de voluntários selecionados”
“Apagar as inscrições selecionadas”
“Enviar e-mail”
“Enviar mensagem de texto” (se estiver ativado na conta da sua organização)
Do Perfil de Voluntário / Atribuição de Voluntários Individuais
Do Perfil de Voluntário / Atribuição de Voluntários Individuais
IMPORTANTE: Se estiver a atribuir uma pessoa voluntária a uma atividade programada, a atividade deve ter turnos que ocorram ou hoje ou no futuro. Se precisar de atribuir um(a) voluntário(a) a uma Atividade que tenha ocorrido no passado, por favor vá a Atribuir >> A partir da Lista Programada e ajuste os filtros para exibir as Atividades para o intervalo de datas desejado.
Clique no ícone da pessoa na parte superior do ecrã e escreva o nome da pessoa na Pesquisa Rápida.
Clique no nome da pessoa a partir da lista que aparece. OU
Vá a: Atribuir >> Do Perfil da Pessoa Voluntária
Procure o perfil desejado
Na secção Resultados da Pesquisa, passe o rato sobre o ícone Opções ao lado do nome da pessoa
Clique em “Editar”
Clique no separador “Atribuir”
Para longas listas de atividades, utilize os filtros no painel superior e clique no botão verde [Filtrar Atividades]
Clique no nome da atividade desejada.
Para Atividades agendadas, pode utilizar o painel “Filtro de Turnos” para encontrar um(s) turno(s) específico(s).
Clique no botão [Filtro de Turnos] para aplicar os filtros que escolheu.
Atribuir a pessoa voluntária:
Para atividades agendadas:
Marque a caixa na coluna “At” para cada turno aplicável.
Pode também clicar na caixa “At” no topo da lista para atribuir a pessoa voluntária a todos os turnos.
Para atividades não agendadas
Marque a caixa “Atribuído”
Clique no botão [Guardar] para atribuir a pessoa voluntária
Clique no botão [Fechar] quando tiver terminado.
Ver Atribuições a partir de Horários Interativos
Vá para: Atribuir >> A Partir da Lista Programada, OU Atribuir >> A Partir da Lista Não Programada na barra lateral
Selecione os filtros desejados para aplicar e clique no botão [Filtrar Atividades]
Clique no botão [+ Mostrar Todas as Pessoas Voluntárias] no cabeçalho ou [+] ao lado de uma Atividade para mostrar ou ocultar todas as pessoas voluntárias atribuídas.
Passe o rato sobre o ícone de Opções ao lado de uma pessoa voluntária para selecionar uma ação
Opcional: selecione várias pessoas voluntárias num turno ou dia específico
Desça e escolha a opção desejada na lista pendente “Escolher Ação em Massa” ou clique no botão [Enviar Email], [Enviar Mensagem de Texto] ou [Apagar turnos].
Gestão de Turnos Sobrepostos e Marcações Duplas
Importante: Se tiver ativado alertas para marcações duplas e estiver a designar múltiplas pessoas voluntárias para um turno (da Lista Programada), será avisado da sobreposição, mas ainda assim poderá designar as pessoas voluntárias.
Sobre esta funcionalidade
Os administradores verão uma marca de verificação se um turno se sobrepuser a algo para o qual o(a) voluntário(a) já está agendado(a). Pode clicar na marca de verificação “Sobreposição” para ver os detalhes da sobreposição, ou na marca de verificação “Hoje” para ver as atribuições da pessoa voluntária para esse dia.
Siga as instruções abaixo quando um turno selecionado se sobrepor a uma tarefa já existente:
Atribuição de uma pessoa voluntária a partir da Lista Programada
Atribuição de uma pessoa voluntária a partir da Lista Programada
Vá a: Atribuir >> Do Perfil do Voluntário no menu da barra lateral
Procure o perfil desejado
Na secção Resultados da Pesquisa, passe o rato sobre o ícone Opções ao lado do nome da pessoa
Clique em “Editar”
Clique no separador “Atribuir”
Para longas listas de atividades, utilize os filtros no painel superior e clique no botão verde [Filtrar Atividades]
Clique no nome da atividade desejada. Se houver uma sobreposição, verá um sinal de verificação na coluna Sobreposição.
Se desejar prosseguir com a dupla marcação, marque a caixa na coluna “At” para o turno.
Clique no botão [Guardar] para atribuir a pessoa voluntária
Clique no botão [Fechar] quando tiver terminado.
Atribuição de Múltiplas Pessoas Voluntários a partir da Lista Programada
Atribuição de Múltiplas Pessoas Voluntários a partir da Lista Programada
Vá a: Atribuir >> Da Lista Programada no menu da barra lateral
Opcional: Para longas listas de atividades, utilize os filtros no painel superior e clique no botão verde [Filtrar Atividades]
Clique no nome da atividade; abrir-se-á uma janela ‘Atribuir Voluntários’.
Filtros: Selecione quaisquer filtros aplicáveis para exibir uma lista de candidatos(as) para o turno
Clique no botão [Pesquisar]. Pode fazer destes os seus filtros predefinidos para serem utilizados.
Marque a caixa ao lado de cada pessoa voluntária que deseja atribuir
Desça e clique no botão [Atribuição Selecionada].
Se houver uma sobreposição, o nome do(a) voluntário(a) será destacado a vermelho na lista “Atribuir Voluntários”.
Na janela “Marcação Dupla Detetada”, verá quais as pessoas voluntárias que têm / não têm tarefas sobrepostas.
Para ver a informação da sobreposição, clique no botão Ver Tarefas Sobrepostas, à esquerda do nome da pessoa voluntária
Clique no botão [Atribuir pessoas voluntárias selecionadas] ou [Apenas atribuir pessoas voluntárias sem sobreposição]
Atribuição de uma Pessoa Voluntária a partir do Seu Perfil
Atribuição de uma Pessoa Voluntária a partir do Seu Perfil
Clique no ícone da pessoa na parte superior do ecrã e escreva o nome da pessoa voluntária na Pesquisa Rápida.
Clique no nome da pessoa voluntária a partir da lista que aparece.
Abra o separador “Atribuir”
Para longas listas de atividades, utilize os filtros no painel superior e clique no botão verde [Filtrar Atividades]
Clique no nome para a atividade agendada desejada
Marque a caixa “At” para cada turno a que deseja atribuir a pessoa voluntária.
Clique no botão [Guardar].
Se houver uma sobreposição, o turno será realçado com uma cor vermelha clara.
Na janela “Marcação Dupla Detectada”, verá quais os turnos que se / não se sobrepõem às tarefas.
Para ver as informações da sobreposição, clique no botão Ver Atribuições Sobrepostas à esquerda da data
Clique no botão [Submeter turnos selecionados] ou [Apenas submeter turnos sem sobreposição]
Sobreposição de Turnos Perspetiva da Pessoa Voluntária
Sobreposição de Turnos Perspetiva da Pessoa Voluntária
Se uma pessoa voluntária clicar numa atividade programada no seu separador “OPORTUNIDADES”, será exibido um botão [Sobrepor] ao lado de quaisquer turnos que se sobreponham às suas atuais atribuições.
A pessoa voluntária pode clicar no botão [Sobrepor] para ver os detalhes da sobreposição. Se a opção “Impedir pessoas voluntárias de se inscreverem em turnos que se sobrepõem às suas tarefas existentes” tiver sido seleccionada, por um administrador nas Definições de Programação da organização, a pessoa voluntária será impedida de se inscrever em turnos sobrepostos.
Atribuição de Pessoas Voluntárias a Turnos Passados
NOTA: Atribuir uma pessoa voluntária a um turno que tenha ocorrido no passado apenas pode ser feito a partir da Lista Agendada. Se a Atividade já tiver sido tornada Inativa, terá de a definir para ativa antes de aparecer na sua agenda. Pode editar isto na atividade indo a Configurações, depois clique em “Gerir Atividades”, encontrado na barra lateral em Atividades.
Vá a Atribuir >> A partir da Lista Programada
Selecione a Categoria de Atividade e Atividade a que pretende atribuir a pessoa voluntária
Ajuste a Data de Início e Data de Fim
Clique no botão [Filtrar Atividades]
Clique sobre o nome do turno desejado
Na janela “Atribuir Voluntários”, pode usar uma variedade de filtros para encontrar a pessoa voluntária que deseja atribuir (pode querer considerar desmarcar todas as caixas atuais e filtrar pelo sobrenome da pessoa voluntária desejada).
Marque a caixa ao lado de cada pessoa voluntária que deseja atribuir
Desça e clique no botão [Atribuição Seleccionada].
Retirar uma Pessoa Voluntária do Horário
Nota: Uma vez retirada uma pessoa voluntária do horário, não haverá qualquer registo de que alguma vez tenha estado no cronograma/roteiro.
Clique no ícone da pessoa na parte superior do ecrã e escreva o nome da pessoa voluntária na Pesquisa Rápida.
Clique no nome da pessoa voluntária a partir da lista que aparece.
Clique no separador “Programação”
Passe o rato sobre o ícone de Opções à esquerda da tarefa
Para remover uma pessoa voluntária de múltiplas tarefas, marque as caixas à esquerda das tarefas e escolha “Remover Selecionado” no menu suspenso na parte inferior.
Selecione “Remover”
Clique no botão [Remover]
Editar Atividade Durante a Atribuição de Pessoas Voluntárias
Sobre esta funcionalidade
Ao atribuir pessoas voluntárias a partir das opções do menu “Atribuir” também se pode editar alguns dos atributos da atividade / turno.
Vá a: Atribuir >> Lista Não Programada ou Lista Programada
Para longas listas de atividades, utilize os filtros no painel superior e clique no botão verde [Filtrar Atividades]
Passe o rato sobre o ícone das Opções à esquerda da atividade (não programada, sazonal) ou do turno (programada):
Atividades Não Agendadas: Bloquear Atividade / Desbloquear Atividade
Atividades Sazonais: Bloquear Atividade / Desbloquear Atividade, Atualizar Datas da Temporada
Atividades programadas: Bloquear Turno / Desbloquear Turno, Editar Turno
O “Editar Turno” permite alterações à Informação Básica e Anulação de Predefinições de Atividade
Nota: A capacidade de bloquear ou desbloquear um turno (ou atividade) só está disponível se o “Auto Bloqueio” não tiver sido ativado para essa atividade.