Importante: Esta tarefa é muito técnica e seria melhor executada por um membro da sua equipa que seja um utilizador avançado com experiência em “mail merge”.
Ao incluir o campo “PhotoUrl” numa exportação de perfil pessoal, pode fazer um emblema ou crachá que inclui a foto do perfil da pessoa voluntária. Enquanto a exportação é executada dentro da Volunteer Impact, a produção do crachá deve ser feita com o Microsoft Word ao usar o “Mail Merge”. Certifique-se de que os passos são seguidos exatamente como foram escritos; e observe que o número máximo de registros que podem ser usados para esta operação de Mail Merge é 500.
Gerir o Relatório de Exportação de Perfil Pessoal (na Volunteer Impact)
Vá a: Relatórios e clique em “Dados sem Processar do Perfil Pessoal” encontrados na barra lateral em Relatórios Gerais
Procure os perfis desejados.
Selecione os campos de que necessita para os seus emblemas nas Colunas Básicas de Exportação:
Campos de Nome: “Nome”, “Apelido” etc.
Campos de Microfones: “PhotoCodeUrl”
Em “Outras Configurações”, selecione XLSX ou XLS como formato de arquivo
Clique no botão [Exportar Perfis]
Criar Modelo de Emblema / Crachá (no Microsoft Word)
Antes de iniciar a operação de Mail Merge, abra o Microsoft Word para criar ou modificar o modelo que deseja usar. Pode aproveitar as vantagens da lista de etiquetas, emblemas e modelos de crachás disponíveis no Microsoft Word. Aqui estão alguns modelos com os quais pode trabalhar na preparação dos seus emblemas:
Passo 3: Mail Merge (no Microsoft Word)
Guarde o seu ficheiro de modelo de crachá como um documento do Word (.DOC ou .DOCX).
Selecione o separador “Correspondências” na faixa.
Clique em Selecionar Destinatários >> Usar uma Lista Existente.
Localize o relatório de dados brutos do Perfil Pessoal que você gerou e clique em “Abrir”.
Uma janela pop-up pode ser exibida. Clique em “Sim” para confiar na fonte.
Outra janela pop-up pode ser exibida. Deixe tudo como está e clique em “Ok”.
Para definir as dimensões máximas de altura e largura das imagens dentro de cada crachá, insira uma tabela “1 × 1”. Clique na sua tabela e arraste para definir o tamanho desejado.
SE NÃO CONSEGUIR SELECIONAR A SUA TABELA:
Clique com o botão direito no modelo de crachá e selecione “Mais Opções de Layout” (“Formatar Auto-Forma” num PC).
Clique no separador “Quebra de Texto” (no separador “Layout” num PC), e clique em “Atrás do texto” e, de seguida, clique em “Ok”.
Clique na sua tabela e arraste para definir o tamanho desejado.
Posicione o cursor na tabela que criou e pressione:
Control F9 num PC OU
Command F9 num Mac (se as teclas de função padrão estiverem ativas) OU
Command + fn F9 num Mac (se as teclas de função padrão NÃO estiverem ativas)
Digite “incluirimagem” seguido por um espaço.
Pressione:
Control F9 num PC OU
Command F9 num Mac (se as teclas de função padrão estiverem ativas) OU
Command + fn F9 num Mac (se as teclas de função padrão NÃO estiverem ativas) e digite “urldafoto”.
Para todos os outros campos de merge, simplesmente coloque o cursor no local em que deseja que os dados do campo apareçam, selecione “Inserir campo de merge” (no menu Correspondências) >> Nome (por exemplo) para inserir o campo de merge.
Quando estiver satisfeito com a colocação dos seus campos de merge, vá para o separador ‘Correspondências’, selecione “Concluir & Merge” e “Editar Documentos Individuais” para visualizar o seu mail merge antes de imprimir, deixe a seleção como “Todos” e clique em “OK”.
Ao gerar o documento de merge, pode perceber que alguns dos campos de merge, incluindo a foto, não foram atualizados e não exibem os dados, ou pode ver uma mensagem de erro. Para corrigir isto, realce o documento inteiro (o atalho é CTRL + A) e pressione F9 (ou fn F9). Isto irá atualizar todos os seus campos.
*NOTA: As fotos individuais podem não aparecer no seu documento. Pode ser necessário ir a Imprimir Pré-Visualização ou imprimir o documento.