Por vezes, pode ser útil ter horas registadas automaticamente para os seus voluntários. Desta forma, mesmo que se esqueçam de o fazer, as horas daquela actividade continuarão a ser registadas e alivia-o do cansaço de ter que registar horas para vários voluntários/actividades.
Tudo o que definir, em relação ao registo automático de horas, em Configuração >> Atividades >> Configuração das horas e relógio serão as definições padrão para a sua organização.
Como funciona o Registo Automático de Horas
As horas são registadas para todas as pessoas voluntárias inscritas e confirmadas no turno (dependendo das Definições de Horas e Relógio de Ponto para Registo de Horas a nível organizacional)
O número de horas registadas é igual ao número de horas que o turno dura
O tipo “Automático” é aplicado ao registo
O turno é marcado como “Registado automaticamente”
A necessidade de aprovação de horas é determinado pelas Definições de Horas e Relógio de Ponto a nível organizacional
Importante: A informação do Campo de Feedback não poderá ser introduzida se o registo automático de horas estiver ativo. Poderá ter de considerar a hipótese de não ter as horas registadas de forma automática quando houver a necessidade de preenchimento de Campos de Feedback numa Atividade.
Registo Automático das Horas nas Definições da Organização
Nota: Esta funcionalidade só está disponível para atividades programadas.
Vá a: Configurações e clique em “Configuração das horas e relógio”, que se encontra na barra lateral em “Atividades”
Em Definições Gerais de Registo, vá a “Definições de Registo Automático de Horas” e selecione as opções pretendidas:
As horas com registo automático requerem aprovação: As horas que são registadas automaticamente pelo Volunteer Impact requerem a aprovação de um administrador
Fazer apenas o registo automático de horas para tarefas confirmadas: As Pessoas Voluntárias precisam de confirmar as suas tarefas planeadas para que as horas sejam registadas automaticamente
Ao criar novas atividades planeadas, por defeito, o modo “Registo de Horas Automático” passa a Ativo: Para novas atividades planeadas, a configuração padrão para o Registo Automático de Horas será ‘Ativo’
Clique no botão [Guardar]
Notas:
Se as horas exigirem aprovação, terá de aprová-las para que possam ser vistas no perfil dos seus voluntários.
Pode substituir estas definições para voluntários específicos (se quiser que tenham permissões diferentes do padrão da organização.)
Pode fazê-lo no separador Diversos no perfil dos voluntários em Definições do Voluntário.
Definições de Registo Automático de Horas em Atividades
Nota: Esta funcionalidade só estará disponível para atividades planeadas se for ativada para a organização.
Vá a: Configurações e clique em “Gerir Atividades”, que se encontra na barra lateral em Atividades
Crie ou edite uma atividade
Vá para o separador “Informação Básica”
Assinale a opção “Registo Automático de Horas”
Clique no botão [Guardar]
Quando permitido, o software irá fazer o registo automático das horas quando faltar pouco tempo para o fim do turno.
Notas sobre o Registo Automático de Horas
O Registo Automático de Horas aplica-se apenas a atividades planeadas e ativas com esta funcionalidade ativa
Alterar o estado ativo de uma atividade:
se uma atividade for alterada para inativa, todos os turnos posteriores serão colocados no estado “não fazer registo automático”
Quando uma atividade é reativada, todos os turnos anteriores permanecerão no estado de “não fazer registo automático” e todos os turnos posteriores serão marcados como “à espera de registo automático”.
Editar uma atividade que esteja a decorrer:
Quando são adicionados turnos a uma atividade ativa que tenha o registo de horas automático ativo, aplicam-se as mesmas regras (isto é, turnos anteriores serão marcados como “não registar automaticamente” e turnos futuros serão marcados como “à espera de registo automático”)
Se adicionar esta funcionalidade a uma atividade que esteja a decorrer, os turnos anteriores serão marcados como “não fazer registo automático” e os turnos posteriores serão marcados como “à espera de registo automático”
Quando o registo automático de horas está desativado para uma atividade, todos os turnos seguintes serão marcados como “não fazer registo automático”.
Alterações ao horário de uma pessoa voluntária:
A remoção de alguém de um turno no qual tinham sido registadas horas automaticamente não resultará na remoção do registo de tempo
Atribuir a alguém um turno anterior não fará com que as horas sejam automaticamente registadas para essa pessoa
Observações e Avisos Importantes para Administradores
A opção “As pessoas voluntárias estão autorizadas a registar horas” funciona independentemente do registo automático de horas. Se ambas estiverem ativas, as pessoas voluntárias serão avisadas de que poderão estar a criar entradas duplicadas.
Não é possível editar os horários de início/fim dos turnos que foram registados automaticamente, quer individualmente, quer em grupo.
Se um administrador tentar registar horas para uma atividade em que as horas de registo automático estejam ativas, será avisado de que, ao fazê-lo, poderá estar a criar entradas duplicadas