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Automatizar o Registo de Horas
Automatizar o Registo de Horas
Atualizado há mais de um mês

Por vezes, pode ser útil ter horas registadas automaticamente para os seus voluntários. Desta forma, mesmo que se esqueçam de o fazer, as horas daquela actividade continuarão a ser registadas e alivia-o do cansaço de ter que registar horas para vários voluntários/actividades.

Tudo o que definir, em relação ao registo automático de horas, em Configuração >> Atividades >> Configuração das horas e relógio serão as definições padrão para a sua organização.

Como funciona o Registo Automático de Horas

  • As horas são registadas para todas as pessoas voluntárias inscritas e confirmadas no turno (dependendo das Definições de Horas e Relógio de Ponto para Registo de Horas a nível organizacional)

  • O número de horas registadas é igual ao número de horas que o turno dura

  • O tipo “Automático” é aplicado ao registo

  • O turno é marcado como “Registado automaticamente”

  • A necessidade de aprovação de horas é determinado pelas Definições de Horas e Relógio de Ponto a nível organizacional

Importante: A informação do Campo de Feedback não poderá ser introduzida se o registo automático de horas estiver ativo. Poderá ter de considerar a hipótese de não ter as horas registadas de forma automática quando houver a necessidade de preenchimento de Campos de Feedback numa Atividade.


Registo Automático das Horas nas Definições da Organização

Nota: Esta funcionalidade só está disponível para atividades programadas.

  1. Vá a: Configurações e clique em “Configuração das horas e relógio”, que se encontra na barra lateral em “Atividades”

  2. Em Definições Gerais de Registo, vá a “Definições de Registo Automático de Horas” e selecione as opções pretendidas:

    • As horas com registo automático requerem aprovação: As horas que são registadas automaticamente pelo Volunteer Impact requerem a aprovação de um administrador

    • Fazer apenas o registo automático de horas para tarefas confirmadas: As Pessoas Voluntárias precisam de confirmar as suas tarefas planeadas para que as horas sejam registadas automaticamente

  3. Ao criar novas atividades planeadas, por defeito, o modo “Registo de Horas Automático” passa a Ativo: Para novas atividades planeadas, a configuração padrão para o Registo Automático de Horas será ‘Ativo’

  4. Clique no botão [Guardar]

Notas:

Se as horas exigirem aprovação, terá de aprová-las para que possam ser vistas no perfil dos seus voluntários.

Pode substituir estas definições para voluntários específicos (se quiser que tenham permissões diferentes do padrão da organização.)

Pode fazê-lo no separador Diversos no perfil dos voluntários em Definições do Voluntário.


Definições de Registo Automático de Horas em Atividades

Nota: Esta funcionalidade só estará disponível para atividades planeadas se for ativada para a organização.

  1. Vá a: Configurações e clique em “Gerir Atividades”, que se encontra na barra lateral em Atividades

  2. Crie ou edite uma atividade

  3. Vá para o separador “Informação Básica”

  4. Assinale a opção “Registo Automático de Horas

  5. Clique no botão [Guardar]

Quando permitido, o software irá fazer o registo automático das horas quando faltar pouco tempo para o fim do turno.


Notas sobre o Registo Automático de Horas

  • O Registo Automático de Horas aplica-se apenas a atividades planeadas e ativas com esta funcionalidade ativa

    • Alterar o estado ativo de uma atividade:

      • se uma atividade for alterada para inativa, todos os turnos posteriores serão colocados no estado “não fazer registo automático”

      • Quando uma atividade é reativada, todos os turnos anteriores permanecerão no estado de “não fazer registo automático” e todos os turnos posteriores serão marcados como “à espera de registo automático”.

    • Editar uma atividade que esteja a decorrer:

      • Quando são adicionados turnos a uma atividade ativa que tenha o registo de horas automático ativo, aplicam-se as mesmas regras (isto é, turnos anteriores serão marcados como “não registar automaticamente” e turnos futuros serão marcados como “à espera de registo automático”)

      • Se adicionar esta funcionalidade a uma atividade que esteja a decorrer, os turnos anteriores serão marcados como “não fazer registo automático” e os turnos posteriores serão marcados como “à espera de registo automático”

      • Quando o registo automático de horas está desativado para uma atividade, todos os turnos seguintes serão marcados como “não fazer registo automático”.

    • Alterações ao horário de uma pessoa voluntária:

      • A remoção de alguém de um turno no qual tinham sido registadas horas automaticamente não resultará na remoção do registo de tempo

      • Atribuir a alguém um turno anterior não fará com que as horas sejam automaticamente registadas para essa pessoa

    • Observações e Avisos Importantes para Administradores

      • A opção “As pessoas voluntárias estão autorizadas a registar horas” funciona independentemente do registo automático de horas. Se ambas estiverem ativas, as pessoas voluntárias serão avisadas de que poderão estar a criar entradas duplicadas.

      • Não é possível editar os horários de início/fim dos turnos que foram registados automaticamente, quer individualmente, quer em grupo.

      • Se um administrador tentar registar horas para uma atividade em que as horas de registo automático estejam ativas, será avisado de que, ao fazê-lo, poderá estar a criar entradas duplicadas




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